隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，公司企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體和自然人產(chǎn)生了大量檔案，檔案保管外包服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。但由于檔案外包服務(wù)內(nèi)容的保管條件、管理設(shè)施參差不齊等因素，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象較為嚴(yán)重。2014年，受國(guó)家檔案局委托，江蘇省檔案局、中博奧檔案管理咨詢服務(wù)有限公司和蘇州市檔案局成立起草小組，開(kāi)始文本編寫(xiě)工作。2017年8月2日，《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）（DA/T 67—2017）正式發(fā)布，并于2018年1月1日起實(shí)施。

　　檔案外包服務(wù)內(nèi)容

　　《規(guī)范》旨在規(guī)范并支持社會(huì)力量參與檔案事務(wù),引導(dǎo)檔案保管外包服務(wù)企業(yè)健康發(fā)展，從檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)職責(zé)、條件保障、業(yè)務(wù)建設(shè)和行業(yè)監(jiān)管等方面，規(guī)定了檔案保管外包服務(wù)的原則與范圍、組織制度與人員管理、保管基礎(chǔ)設(shè)施、安全監(jiān)管以及業(yè)務(wù)規(guī)程，并對(duì)檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的能力評(píng)估進(jìn)行了細(xì)化和量化。

　　一、起草過(guò)程

　?。ㄒ唬┱{(diào)研論證階段

　　中博奧檔案管理咨詢服務(wù)有限公司在為社會(huì)提供檔案服務(wù)的同時(shí)，對(duì)國(guó)內(nèi)外檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)、服務(wù)的形式、服務(wù)的內(nèi)容及國(guó)內(nèi)外的檔案安全保護(hù)方式等進(jìn)行了深入調(diào)查和分析研究，考察了國(guó)內(nèi)檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)模式和運(yùn)行方式，并與江蘇省檔案局共同提出規(guī)范國(guó)內(nèi)檔案保管外包服務(wù)的建議。

　?。ǘ┬纬裳芯繄?bào)告

　　2011年9月，中博奧檔案管理咨詢服務(wù)有限公司申報(bào)的“檔案社會(huì)化管理現(xiàn)狀和政策建議研究”通過(guò)江蘇省檔案局科技立項(xiàng)。課題組進(jìn)行了大量的文獻(xiàn)收集、實(shí)地考察、專家訪談和客戶交流等工作，對(duì)行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展歷程進(jìn)行了深入分析和探討，并形成研究報(bào)告，為《規(guī)范》的起草提供了理論依據(jù)。2013年3月，江蘇省檔案局向國(guó)家檔案局申請(qǐng)科技立項(xiàng)并獲得批準(zhǔn)，項(xiàng)目名稱為“檔案社會(huì)化管理規(guī)范研究”，《檔案社會(huì)化寄存保管服務(wù)行業(yè)規(guī)范》（試行）于2013年9月通過(guò)國(guó)家檔案局項(xiàng)目評(píng)審。

　?。ㄈ┥陥?bào)行業(yè)規(guī)范

　　2013年3月，江蘇省檔案局、中博奧檔案管理咨詢服務(wù)有限公司和蘇州市檔案局聯(lián)合向國(guó)家檔案局申報(bào)行業(yè)規(guī)范。2014年5月，國(guó)家檔案局下發(fā)《2013—2014年度檔案行業(yè)規(guī)范制修訂項(xiàng)目計(jì)劃的通知》，將標(biāo)準(zhǔn)名稱定為《檔案社會(huì)保管服務(wù)機(jī)構(gòu)管理規(guī)范》。2017年，更名為《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》。

　　二、構(gòu)成及主要內(nèi)容

　?。ㄒ唬┓秶?/p>

　　規(guī)范了檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)及其他專業(yè)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案保管外包服務(wù)的行為。凡是進(jìn)行檔案保管外包服務(wù)的公司、企業(yè)和機(jī)構(gòu)均應(yīng)根據(jù)《規(guī)范》進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

　?。ǘ┮?guī)范性引用文件

　　引用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《建筑滅火器配置設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB 50140—2005）及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案裝具》（DA/T 6—1992）等，外包檔案庫(kù)房必須按照以上標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)或改造，使《規(guī)范》更具科學(xué)性。

　?。ㄈ┬g(shù)語(yǔ)和定義

　　規(guī)范了具備檔案保管外包服務(wù)能力和條件的企業(yè)法人受委托方（法人及自然人）委托，對(duì)檔案進(jìn)行保管及相關(guān)服務(wù)的民事行為?！兑?guī)范》對(duì)可外包寄存檔案的范圍沒(méi)有限制，由委托方根據(jù)《規(guī)范》自行決定。

　?。ㄋ模┓?wù)原則

　　檔案保管外包服務(wù)范圍不得超出國(guó)家法規(guī)和政策規(guī)定的范圍。檔案外包服務(wù)的法人機(jī)構(gòu)必須在國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)。在運(yùn)輸、保管、利用過(guò)程中，不能發(fā)生檔案丟失、毀壞、污損等事故。外包服務(wù)過(guò)程中，不得翻閱、涂改委托方的檔案，不得泄露、傳播委托方的檔案內(nèi)容。

　?。ㄎ澹┙M織與人員

　　檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)保管規(guī)模和業(yè)務(wù)范圍確定相應(yīng)的內(nèi)部管理機(jī)制，并保持相對(duì)穩(wěn)定。機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)設(shè)置檔案運(yùn)輸、檔案保管、檔案保護(hù)、檔案利用、檔案出入安全檢查、庫(kù)房防盜、庫(kù)房消防、安全值班、人力資源、行政后勤等部門(mén)，人員要相對(duì)穩(wěn)定，須根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)簽訂勞動(dòng)合同和保密合同，并繳納社?；稹T工不得翻閱、泄露、傳播檔案信息。

　?。┗A(chǔ)設(shè)施

　　檔案外包機(jī)構(gòu)庫(kù)房建設(shè)要符合相關(guān)規(guī)定。要選在地質(zhì)穩(wěn)定、遠(yuǎn)離臺(tái)風(fēng)侵襲、地下水位低的區(qū)域；要遠(yuǎn)離有毒、有害、易燃、易爆化學(xué)物品的存放地點(diǎn)。檔案庫(kù)房不能與影響檔案安全和保護(hù)的建筑混建在一起，檔案庫(kù)房同一建筑物內(nèi)不允許有辦公、商業(yè)、工業(yè)加工、倉(cāng)儲(chǔ)等其他用途的場(chǎng)所存在。必須配備空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、無(wú)紫外線照明、防盜、火災(zāi)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)施等。

　?。ㄆ撸I(yè)務(wù)規(guī)程

　　明確了檔案保管業(yè)務(wù)流程，要建立檔案交接、運(yùn)輸、保管、出入庫(kù)、利用服務(wù)和人員管理、信息安全等制度和操作規(guī)程，并明確規(guī)定:(1)必須簽訂檔案外包服務(wù)合同。(2)檔案運(yùn)輸必須專人專車，運(yùn)送過(guò)程中不得乘坐公共交通工具。(3)檔案委托方人員因工作需要進(jìn)入外包服務(wù)單位庫(kù)房時(shí)，必須有外包服務(wù)單位專人全程陪同，并做好登記記錄。(4)檔案保管可采用密集架、五節(jié)柜和開(kāi)放式固定架，要排放有序，不得堆放雜物。(5)每日定時(shí)巡檢庫(kù)房，做好安全記錄。定期盤(pán)點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查檔案是否發(fā)生蟲(chóng)霉，確保檔案的安全完整。(6)要定期檢查和測(cè)試檔案庫(kù)房的消防、安全、安檢、配電設(shè)備，相關(guān)記錄要長(zhǎng)期保管，定期檢查滅火器等設(shè)備的有效期，按照有效期及時(shí)更換。(7)要建立24小時(shí)值班制度，定期舉行消防演練，每年至少1次。(8)檔案管理人員、消防和安全值班人員、水電工等均應(yīng)持證上崗。持有檔案崗位培訓(xùn)證書(shū)的人員需占全員的25%以上，持有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱的人員需占全員的10％以上，其中必須有檔案專業(yè)技術(shù)中高級(jí)職稱的人員。(9)建立檔案信息安全保密制度，加強(qiáng)檔案信息的安全管理。未經(jīng)檔案所有人同意，任何單位和個(gè)人均不能查閱、拷貝、傳播檔案信息，一旦發(fā)生檔案信息泄漏，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，同時(shí)要依法依規(guī)對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。

　　（八）事故賠償

　　明確了因檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)原因造成檔案缺失、損壞、損毀等事件或事故的情況下其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。在簽訂委托代保管檔案合同時(shí)，雙方必須訂立賠償條款。在檔案代保管過(guò)程中，因自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭(zhēng)等不可抗力因素而造成委托方檔案缺失、損壞、損毀的，檔案代保管機(jī)構(gòu)不承擔(dān)賠償責(zé)任。其他原因造成的檔案缺失、損壞、損毀，檔案代保管機(jī)構(gòu)均應(yīng)向委托方按約定進(jìn)行賠償。在雙方對(duì)事故責(zé)任和賠償不能協(xié)商一致時(shí)，可向當(dāng)?shù)厮痉ú块T(mén)提出調(diào)解、仲裁或法律訴訟。

　?。ň牛┠芰υu(píng)估

　　檔案保管外包服務(wù)機(jī)構(gòu)可通過(guò)行業(yè)組織開(kāi)展能力評(píng)估。能力評(píng)估可參照《檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估表》。

　?。ㄊ└戒洸糠?/p>

　　為便于操作，制定了《檔案保管外包服務(wù)能力評(píng)估表》，并采用量化方法，總分為100分，分為注冊(cè)資金、庫(kù)房產(chǎn)權(quán)、庫(kù)房消防、安全保衛(wèi)、供電配電、恒溫恒濕、檔案保管管理能力、管理隊(duì)伍、信息化水平等方面，打分可委托第三方機(jī)構(gòu)代為進(jìn)行，也可由檔案委托方自行評(píng)估。

　　“注冊(cè)資金”在2000萬(wàn)元以上，分值占6%，不足2000萬(wàn)元?jiǎng)t分值遞減。檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)建立初期不易產(chǎn)生盈利，但必須備有必要的資金用于庫(kù)房建設(shè)和設(shè)施建設(shè)。代保管過(guò)程中一旦發(fā)生檔案缺失、損壞、損毀事故，受托方必須具有足夠的賠償能力。

　　“自有產(chǎn)權(quán)庫(kù)房”分值占12%，“租用庫(kù)房”分值占5.5%。分值差異是根據(jù)檔案屬性界定的，屬于永久并長(zhǎng)期保管的檔案，如公證檔案、人壽保單等，在檔案保管期限內(nèi)，如沒(méi)有自有產(chǎn)權(quán)庫(kù)房，代保管機(jī)構(gòu)在租期到期后未續(xù)租到原有庫(kù)房，就會(huì)發(fā)生檔案搬遷，檔案搬遷會(huì)降低檔案保管的安全系數(shù)，所以自有產(chǎn)權(quán)庫(kù)房分值要高于租用庫(kù)房分值。

　　“檔案庫(kù)房單獨(dú)設(shè)立”分值占5%。如不單獨(dú)設(shè)立檔案庫(kù)房，就會(huì)有與檔案代管不相關(guān)的人員在庫(kù)房周邊活動(dòng)，庫(kù)房周邊的人員不固定或生產(chǎn)活動(dòng)無(wú)法控制就會(huì)給檔案安全帶來(lái)隱患。

　　“消防設(shè)施”分值占8%，“防盜報(bào)警”和“安全值班”分值占6%。檔案代保管機(jī)構(gòu)必須高度重視檔案實(shí)體的防火、防盜工作，按照檔案館安全保衛(wèi)相關(guān)規(guī)范安裝安全設(shè)施設(shè)備。

　　“供電系統(tǒng)”分值占5.5%。檔案庫(kù)房要常年供電，一旦發(fā)生庫(kù)房斷電，就會(huì)引起數(shù)據(jù)丟失，消防、防盜系統(tǒng)失靈，由此嚴(yán)重影響檔案安全，檔案代保管機(jī)構(gòu)要建設(shè)具有兩路供電或配備發(fā)電的供電設(shè)備。

　　“運(yùn)輸”分值占4%。檔案運(yùn)輸必須采用專車，不得采用公共交通運(yùn)輸或遞送檔案。檔案數(shù)量比較少的情況下（包括1卷檔案）也要由專車專人遞送和回收。

　　“檔案保護(hù)”分值占16%。根據(jù)我國(guó)氣候條件，為防止發(fā)生檔案蟲(chóng)害和霉變，檔案庫(kù)房必須安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備并長(zhǎng)期保存庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)。光照和空氣污染對(duì)檔案也會(huì)產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的損壞，保管庫(kù)房必須安裝無(wú)紫外線照明燈具及防止太陽(yáng)光直曬和空氣污染的設(shè)備。

　　“檔案裝具”包括密集架、五節(jié)柜、開(kāi)放式固定架等，其中“密集架”分值占4%，其他占2%，檔案代保管機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確定檔案裝具形式，并根據(jù)檔案與裝具的情況打分。

　　“人員管理”分值占7%。檔案管理人員必須持有檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)證書(shū)或其他檔案專業(yè)證書(shū)，物業(yè)管理人員必須持有消防、水電、保安等相關(guān)證件。未經(jīng)培訓(xùn)人員不準(zhǔn)上崗。

　　“信息化和檔案利用服務(wù)”分值占8%。檔案代保管機(jī)構(gòu)要備有檔案閱覽場(chǎng)所和閱覽服務(wù)人員，利用信息化管理檔案，開(kāi)展在線查閱，其中“數(shù)據(jù)安全”占2%。

　　“制度建設(shè)”分值占3%。制度建設(shè)是必備項(xiàng)目，要廣為宣傳，做到全體員工都知曉了解制度，并接受監(jiān)督。

　　此外，《規(guī)范》對(duì)《檔案保管外包服務(wù)交接文據(jù)》《檔案保管外包服務(wù)移交清冊(cè)》《檔案保管外包服務(wù)期滿出庫(kù)登記表》《檔案保管外包服務(wù)遞送登記簿》等表單進(jìn)行了規(guī)范。