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檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)部動力,成都檔案整理服務(wù)公司各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作,要求我們以“對公司負(fù)責(zé),為企業(yè)服務(wù)”的精神,積極推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房籌建、歷史遺留檔案整理、已交付項(xiàng)目檔案移交等重要節(jié)點(diǎn)工作。
一、成都公司檔案工作
1、完善檔案管理責(zé)任體系:明確各部門負(fù)責(zé)人為檔案管理工作第一責(zé)任人,各部門指定專人做為檔案保管人,有人員變動及時調(diào)整。
2、建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房:成都公司堅持高起點(diǎn)投入,一步到位的原則,優(yōu)先安排使用資金,著力加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)。
整潔有序的檔案庫房
檔案庫房存放地址
3、日常檔案管理工作
庫房管理:堅持做好“每天三查”工作:一查室內(nèi)溫濕度,二查庫房衛(wèi)生,三查防火防盜。
檔案管理:我們主要把好三關(guān):一是把好接收關(guān),二是把好整理關(guān),三是把好借閱關(guān);還做到了四勤:勤察備、勤整理、勤回收、勤修補(bǔ),使檔案達(dá)到了不散、不亂、不丟、不壞。
成都公司檔案整理成果表
文書檔案歸檔文件
文書檔案上架
4、項(xiàng)目公司檔案管理工作巡檢:檢查各單位檔案收集、整理和利用情況,現(xiàn)場指出問題并進(jìn)行整改指導(dǎo),形成巡檢報告,要求及時整改,并跟蹤監(jiān)督、閉合管理。
項(xiàng)目現(xiàn)場檔案指導(dǎo)
二、項(xiàng)目公司檔案工作
1、新疆綠城玫瑰園項(xiàng)目
新疆綠城玫瑰園項(xiàng)目于2011年完成整體交付,項(xiàng)目公司員工分流到其他項(xiàng)目,檔案資料無人管理,到處零散混亂堆放,整理難度巨大。
新疆綠城玫瑰園檔案整理成果表
整理后上架
整理后上架
2、成都文儒德項(xiàng)目
成都文儒德項(xiàng)目屬于中途接收項(xiàng)目,檔案資料缺失非常嚴(yán)重,項(xiàng)目部員工經(jīng)過多方渠道,歷經(jīng)重重困難,移交工程檔案100卷,共計8988頁。
文儒德項(xiàng)目檔案上架
3、新疆百合項(xiàng)目
新疆百合項(xiàng)目分為十二期,已交付1-9期、11期,工程歷時較長,檔案較多。
百合項(xiàng)目檔案上架
三、集團(tuán)檔案工作評估小組指導(dǎo)工作
11月20日,綠城中國2018年檔案工作評估小組蒞臨成都公司檢查、指導(dǎo),對成都公司在檔案庫房建設(shè)、項(xiàng)目督導(dǎo)等工作給予了充分肯定,也提出了指示和整改要求。
評估小組聽取工作匯報
評估小組成員合影
四、成都公司工作方向:
1、倡導(dǎo)學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識,加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)與宣貫,做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo),提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平;
2、加強(qiáng)新項(xiàng)目歸檔文件的過程控制。不定期聯(lián)合產(chǎn)品與營銷部門對項(xiàng)目公司檔案工作進(jìn)行檢查,形成報告,在區(qū)域內(nèi)排名并通報;
3、在區(qū)域內(nèi)樹立檔案工作標(biāo)桿項(xiàng)目,組織其他相關(guān)人員參觀學(xué)習(xí);
4、做好檔案工作的宣傳,增強(qiáng)全員的文件歸檔意識,有助于公司檔案管理水平提高。