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4月7日,國(guó)家檔案局正式發(fā)布《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分:檔案整理服務(wù)》等12項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),其中,《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》(DA/T89-2022,以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》)編制工作由國(guó)家電網(wǎng)公司牽頭組織,國(guó)網(wǎng)河南電力具體承擔(dān),國(guó)網(wǎng)山東、遼寧、黑龍江、陜西電力和國(guó)網(wǎng)檔案館參與編寫?!兑?guī)范》的發(fā)布填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)實(shí)物檔案數(shù)字化公司規(guī)范的空白。
國(guó)家檔案局發(fā)布《實(shí)物檔案數(shù)字化公司規(guī)范》
實(shí)物檔案是以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品,是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分,具有檔案必備的原始性、直觀性、確定性等基本特征,能夠真實(shí)地記載社會(huì)實(shí)踐活動(dòng),生動(dòng)地反映出社會(huì)發(fā)展歷史。實(shí)物檔案因其直觀鮮明、形式多樣,在宣傳、教育、紀(jì)念等方面具有表現(xiàn)細(xì)微、引人矚目的獨(dú)特作用,對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展具有重要意義。
實(shí)物檔案是檔案資源體系的重要組成部分,但由于實(shí)物檔案本身種類多樣、形狀復(fù)雜,數(shù)字化的方式和技術(shù)選擇較少,大部分只限于簡(jiǎn)單的拍照,不能直觀反映檔案的真實(shí)情況。另外,有的實(shí)物檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期保存,相比原貌發(fā)生了較大差別,甚至出現(xiàn)大幅度變色、變形或逐步破損等情況。鑒于實(shí)物檔案的重要價(jià)值以及很多實(shí)物檔案瀕危的嚴(yán)峻形勢(shì),有必要盡快探索研究實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)開(kāi)展實(shí)物檔案數(shù)字化工作,更好滿足檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)代要求。
2017年5月,全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)召開(kāi)第二十五次年會(huì),確定由國(guó)家電網(wǎng)公司承擔(dān)《規(guī)范》的編制任務(wù)。在國(guó)家檔案局的指導(dǎo)和支持下,國(guó)家電網(wǎng)公司高度重視,精心組織,選拔專業(yè)力量,組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),開(kāi)展《規(guī)范》編制工作。
一是明確依據(jù),統(tǒng)籌布局。依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定原則、國(guó)家現(xiàn)行建設(shè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化工作的相關(guān)規(guī)定,以及紙質(zhì)檔案、錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),參照最新檔案工作要求,合理確定實(shí)物檔案數(shù)字化原則、技術(shù)要求及工作流程等,確?!兑?guī)范》與現(xiàn)有檔案法律法規(guī)和制度標(biāo)準(zhǔn)的一致性和時(shí)效性。
二是廣泛調(diào)研,深入研討。廣泛查閱國(guó)內(nèi)外相關(guān)文獻(xiàn)資料,實(shí)地調(diào)研檔案館、博物館等實(shí)物檔案或?qū)嶓w文物集中保管機(jī)構(gòu),了解數(shù)字化現(xiàn)狀、分析成本效益等因素,形成框架結(jié)構(gòu)。加強(qiáng)編寫組內(nèi)部溝通與研討,深入分析研究,明確實(shí)物檔案數(shù)字化相關(guān)術(shù)語(yǔ),逐步完善《規(guī)范》主體內(nèi)容,確保《規(guī)范》的實(shí)用性和普適性。
三是反復(fù)驗(yàn)證,不斷完善。圍繞實(shí)物檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)需求和技術(shù)要點(diǎn),借鑒文物、工業(yè)測(cè)繪等行業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),從工作術(shù)語(yǔ)到管理規(guī)范,從技術(shù)原理到操作規(guī)程,逐項(xiàng)細(xì)化設(shè)計(jì)、反復(fù)驗(yàn)證,確?!兑?guī)范》的適用性和可操作性。
經(jīng)過(guò)《規(guī)范》編制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的科研攻關(guān)和反復(fù)試驗(yàn)論證,于2018年3月初形成了《規(guī)范》征求意見(jiàn)稿,并報(bào)國(guó)家檔案局審批。同年4月15日,國(guó)家檔案局發(fā)布《規(guī)范》(征求意見(jiàn)稿)面向全社會(huì)公開(kāi)征求意見(jiàn)建議。之后,國(guó)家電網(wǎng)公司充分吸納社會(huì)各方面意見(jiàn)100余條,先后多次修改完善,形成了最終的《規(guī)范》(審議稿)。
《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》編制中期研討會(huì)
《規(guī)范》共包括十三個(gè)章節(jié),圍繞實(shí)物檔案數(shù)字化的操作環(huán)節(jié),形成了“范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、總體要求、組織與管理、檔案出庫(kù)及數(shù)字化工作環(huán)節(jié)”的框架結(jié)構(gòu)。
一是明確了實(shí)物檔案數(shù)字化的組織與管理,對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化的機(jī)構(gòu)及人員、基礎(chǔ)設(shè)施、工作方案、管理制度、工作流程、文件管理等事項(xiàng)作出規(guī)定,指導(dǎo)數(shù)字化工作規(guī)范高效開(kāi)展。
二是強(qiáng)調(diào)了實(shí)物檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作,要求檔案保管部門按照實(shí)物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象,開(kāi)展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作,嚴(yán)格履行相關(guān)審批手續(xù)后,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù),制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則,建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù),為數(shù)字化成果的管理和利用打下基礎(chǔ)。
三是確定了實(shí)物檔案數(shù)字化的四種采集方式,根據(jù)實(shí)物檔案的本體結(jié)構(gòu)特點(diǎn)展示需求等,提出了平面掃描、三維掃描、數(shù)碼拍照、環(huán)物攝影等四種采集方式。其中,平面掃描適用于二維靜態(tài)圖像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)狀、證書(shū)、印模等;三維掃描適用于可以三維立體影像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)杯、產(chǎn)品、標(biāo)本、工具設(shè)備等;數(shù)碼拍照適用于可以二維靜態(tài)圖像形式展示的實(shí)物檔案,如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等;環(huán)物攝影適用于以三維全景影像形式展示的實(shí)物檔案,如生產(chǎn)工具、設(shè)施設(shè)備等大型實(shí)物檔案。
針對(duì)每種采集方式,《規(guī)范》分別對(duì)采集操作流程、參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)格式等提出了具體的數(shù)字化技術(shù)要求,為數(shù)字化工作人員提供了明確的操作指南。同時(shí),《規(guī)范》還對(duì)實(shí)物檔案數(shù)字化采集后的影像處理、成果驗(yàn)收與移交等工作作了相應(yīng)規(guī)定,便于數(shù)字化成果的更好應(yīng)用。
《實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范》
《規(guī)范》的發(fā)布,對(duì)科學(xué)指導(dǎo)實(shí)物檔案數(shù)字化工作具有重要意義。下一步,國(guó)家電網(wǎng)公司將按照國(guó)家檔案局統(tǒng)一部署,積極做好《規(guī)范》發(fā)布后國(guó)標(biāo)委備案、出版發(fā)行以及宣貫解釋工作,推動(dòng)《規(guī)范》盡早落實(shí)實(shí)施,為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展作出新的更大貢獻(xiàn)。
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