外包是指某一機構(gòu)將原本由自身承擔(dān)的部分業(yè)務(wù)剝離出來，以合同方式委托給其他機構(gòu)完成，以降低成本、提高效率的行為。檔案服務(wù)外包是指某一機構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，外包給其他機構(gòu)進行管理，委托南京市檔案外包為本機構(gòu)提供檔案寄存、數(shù)字化、整理、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀等服務(wù)的行為。

　　近年來，隨著經(jīng)濟高速發(fā)展，國內(nèi)檔案管理外包服務(wù)需求快速增長，來自金融機構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，與原本有限的公共檔案管理設(shè)施資源形成了鮮明對比，專業(yè)南京市檔案外包企業(yè)由此開始涌現(xiàn)出來。

　　一方面，國內(nèi)檔案服務(wù)外包需求日益增長。另一方面，各類服務(wù)機構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，亟須建立一套既符合中國市場實際需求，又順應(yīng)國際發(fā)展趨勢的內(nèi)容完備、責(zé)權(quán)明確、嚴謹務(wù)實的行業(yè)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系。

　　經(jīng)過幾十年的快速成長，國際檔案管理外包服務(wù)行業(yè)已發(fā)展成熟。各類商業(yè)性檔案管理外包中心分布廣泛，大型檔案管理外包服務(wù)企業(yè)已實現(xiàn)跨國規(guī)模化運營并進入資本市場。

　　以1951年成立的美國鐵山公司（紐約股票交易所上市企業(yè)）為例，當(dāng)前該公司已經(jīng)在全世界五大洲39個國家建立了檔案管理外包服務(wù)中心，為14萬家政府機構(gòu)和企業(yè)客戶管理4.25億箱檔案和6500萬億份磁盤，2012年營業(yè)收入超過30億美元。

　　而由專業(yè)化外包服務(wù)企業(yè)組成的國家檔案信息管理協(xié)會（PRISM International）已經(jīng)擁有數(shù)百家機構(gòu)會員，為全球檔案管理外包服務(wù)機構(gòu)的經(jīng)營管理和發(fā)展提供評估、認證及指導(dǎo)。

　　在國際檔案外包服務(wù)行業(yè)快速發(fā)展的同時，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系日趨成熟。ISO15489、ISO23081等檔案管理國際標(biāo)準(zhǔn)以及針對商業(yè)檔案中心建設(shè)規(guī)劃的ARMA TR01-2011等規(guī)范已先后發(fā)布，并不斷更新、豐富和升級。而美國、英國、澳大利亞等國的行業(yè)主管部門、外包服務(wù)企業(yè)也參照這些國際標(biāo)準(zhǔn)形成了適合本國特點的標(biāo)準(zhǔn)體系和實施規(guī)范。

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）正是在借鑒國際檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合中國檔案管理的有關(guān)制度和特點，前瞻性地推出一系列檔案管理外包服務(wù)的工作規(guī)范和指導(dǎo)原則，從而能有效地促進國內(nèi)檔案管理外包服務(wù)運作的科學(xué)化和規(guī)范化，提高檔案管理的商業(yè)性資源利用和社會分工專業(yè)化，爭取形成規(guī)?；?jīng)濟效應(yīng)，推動中國檔案管理外包服務(wù)的健康、有序發(fā)展，同時為檔案行政管理部門制定相關(guān)政策提供支持和應(yīng)用規(guī)范。

　　實施范圍

　　《規(guī)范》旨在規(guī)范和引導(dǎo)檔案服務(wù)外包行為，為各相關(guān)主體建立標(biāo)準(zhǔn)化的溝通語言，指引發(fā)包方科學(xué)開展檔案服務(wù)外包工作、選擇合格的承包方，指導(dǎo)承包方有效開展檔案服務(wù)管理體系建設(shè)、提升服務(wù)能力，提供第三方機構(gòu)正確評價承包方的參考依據(jù)，從而推動檔案服務(wù)外包工作的良性、有序發(fā)展。

　　《規(guī)范》從總體上對檔案服務(wù)外包工作進行一般規(guī)范。主要包括5個方面的內(nèi)容：第一、說明檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型。第二，明確檔案服務(wù)外包工作中各相關(guān)主體之間的關(guān)系。第三，從規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定、合同簽訂、合同執(zhí)行及監(jiān)督、評估與改進等過程為發(fā)包方工作提供指引。

　　第四，提出承包方檔案服務(wù)管理體系框架，并從戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理和安全管理等方面對承包方基本服務(wù)能力建設(shè)提出要求。第五，對第三方機構(gòu)的工作提出基本要求。

　　準(zhǔn)確把握有關(guān)內(nèi)容

　　1.檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型與檔案服務(wù)外包的本質(zhì)

　　《規(guī)范》4.1條提出，檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)6種業(yè)務(wù)類型。這意味著，并不是所有的檔案業(yè)務(wù)都可以進行外包，有些業(yè)務(wù)是不適合外包的。

　　《規(guī)范》4.2條明確，檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，發(fā)包方將檔案委托給承包方保管，承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備，進行日常保管、安全防護，并按需要提供利用的服務(wù)過程。這意味著，檔案寄存服務(wù)不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)，由此也更不改變檔案的管理責(zé)任，檔案寄存并不意味著檔案安全責(zé)任的轉(zhuǎn)移，檔案安全的最終責(zé)任仍舊由檔案所有權(quán)人負擔(dān)。

　　2.檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)方的關(guān)系

　　《規(guī)范》對檔案服務(wù)外包涉及的責(zé)任主體及其關(guān)系進行了規(guī)范。檔案管理服務(wù)外包不僅僅涉及發(fā)包方和承包方，還涉及第三方和監(jiān)管方。

　　其中，應(yīng)特別關(guān)注發(fā)包方、承包方和第三方機構(gòu)與監(jiān)管機構(gòu)的關(guān)系。《規(guī)范》要求，發(fā)包方、承包方和第三方機構(gòu)應(yīng)主動接受、積極配合監(jiān)管機構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生（可能導(dǎo)致）檔案受損或泄密的重大事件時，發(fā)包方、承包方應(yīng)及時主動向監(jiān)管機構(gòu)報告。

　　3.對發(fā)包方的管理要求

　?。?）外包工作要堅持“三原則”

　　即合法原則、安全原則和可控原則。合法原則是檔案外包服務(wù)工作不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包不得實施，如不得將涉密檔案外包寄存和數(shù)字化。安全性原則是指發(fā)包方應(yīng)當(dāng)制定和落實安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受到損毀，或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　可控原則是指發(fā)包方應(yīng)對檔案服務(wù)外包工作全過程進行監(jiān)控，對承包方的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內(nèi)。

　?。?）規(guī)范外包工作流程和要求標(biāo)準(zhǔn)

　　對發(fā)包方開展工作的流程提出了要求。

　　規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進5個環(huán)節(jié)是所有檔案外包服務(wù)應(yīng)遵循的流程。外包工作中遵循這個流程規(guī)范就可以有效避免外包工作的風(fēng)險，保證外包工作安全。

　　其中，要重點關(guān)注的管理要求有承包方篩選與確定要求、簽訂合同要求、合同執(zhí)行與監(jiān)督要求。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，《規(guī)范》對發(fā)包方如何選擇和確定承包方提出了規(guī)范性建議。建議發(fā)包方在選擇承包方時應(yīng)從人員、資質(zhì)、能力等方面全方位地了解承包方情況。

　　《規(guī)范》還提供了承包方的選定方法、考察要素和內(nèi)容等。在合同簽訂方面，要求發(fā)包方合同內(nèi)容和要素要完整，其中特別提出“合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件，合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)”，這也是在吸取了前期外包工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的。

　　前期有不少開展檔案寄存的發(fā)包方，由于只關(guān)注服務(wù)價格，沒有關(guān)注合同變更或終止引起的各方職責(zé)，導(dǎo)致承包方在發(fā)包方檔案轉(zhuǎn)移時極不配合，漫天要價，給發(fā)包方帶來極大的麻煩。在合同執(zhí)行與監(jiān)督要求方面，《規(guī)范》提出了定期巡檢制和定期報告制，以方便發(fā)包方及時掌握承包方動態(tài)，避免承包方內(nèi)部變化給業(yè)務(wù)帶來風(fēng)險。

　　4.對承包方的能力建設(shè)要求

　　《規(guī)范》按照PDCA（計劃-實施-評估-改進）循環(huán)模型，提出了承包方的能力建設(shè)內(nèi)容，繪制了內(nèi)容模型，對承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)提出了要求。

　　這個模型也可作為發(fā)包方考察承包方能力的參考。承包方能力建設(shè)模型的提出有利于提高承包方服務(wù)質(zhì)量，使承包方平衡發(fā)展，改變以前承包方基礎(chǔ)條件和業(yè)務(wù)能力良莠不齊的狀況。

　　5.承包方業(yè)務(wù)管理和安全管理要求

　　在承包方業(yè)務(wù)管理方面，《規(guī)范》提出承包方應(yīng)加強業(yè)務(wù)流程管理，建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序，并要承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)要求，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，如承包方的數(shù)字化工作流程應(yīng)滿足國家有關(guān)檔案數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范，用于寄存檔案的庫房管理程序也應(yīng)符合國家有關(guān)要求，如定期記錄溫濕度、定期巡檢等；在安全管理方面，《規(guī)范》提出承包方在開展承包業(yè)務(wù)中應(yīng)合規(guī)、安全、保密、控制風(fēng)險、保護知識產(chǎn)權(quán)、保護職工健康、保護環(huán)境等要求。