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專業(yè)的檔案數(shù)字化整理公司

時間:2022-06-16 作者:中博奧 來源:網絡 點擊量:

  在數(shù)字化的大背景下,國家對檔案管理提倡使用電子化的方式。2020年最新修訂的檔案法中:電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證。

  同年11月,國家檔案局辦公室又針對電子檔案的單套管理發(fā)出了征詢意見稿,檔案能夠單獨以電子形式歸檔。

  同時,大力開展專業(yè)的檔案數(shù)字化整理公司電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作。

專業(yè)的檔案數(shù)字化整理公司

  組織在檔案管理過程中,存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點:

  中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),提供紙質檔案與電子檔案統(tǒng)一管理,以檔案全生命周期管理為核心,支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程,構建一個數(shù)字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。

  檔案的全生命周期管理:通過流程對檔案借閱、鑒定實現(xiàn)在線審批操作,實現(xiàn)檔案“收、管、用”全過程管理。

  電子檔案的100%歸檔:中博奧具備電子檔案管理的天然要素,多種方式、渠道獲取檔案。

  3秒完成信息檢索:多維度、多類型的檢索方式,精準定位所需信息;

  數(shù)據(jù)鎖定能力:對內實現(xiàn)操作可溯可查,操作記錄完整,系統(tǒng)日志鎖定;對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求,電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改;

  對檔案進行第三方數(shù)據(jù)存證:系統(tǒng)可以與權威司法公證處、第三方司法區(qū)塊鏈對接,實現(xiàn)文件hash值三方存證,進一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全性;

  全面支持信創(chuàng)適配:系統(tǒng)全面適配信創(chuàng)環(huán)境、包含CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件,全面滿足信創(chuàng)要求;

  統(tǒng)一集成異構系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù):從各個系統(tǒng)自動歸集需要歸檔的文件數(shù)據(jù),并且進行身份驗證,檢測安全性、真實性、完整性、可用性,加蓋電子簽名,在授權情況下檔案系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)可被各個系統(tǒng)調用。

  專業(yè)的檔案數(shù)字化整理公司

  一、檔案收集

  檔案接收支持在線接收和離線接收的方式,能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù),保存接收的處理記錄。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

 ?。n案收集功能架構)

  數(shù)字化成果接收:

  檔案條目由管理員維護后導入,在線查看導入結果,檔案條目與磁盤等存儲介質中的原始文件掛接。

  接口集成采集:

  檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式,可以提供標準的接口被其他系統(tǒng)調用,可以主動開發(fā)調用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示,采集記錄清晰可查。

  組織中合同、公文、項目等業(yè)務場景中會產生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務場景機器流程關聯(lián),自動收集業(yè)務檔案。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

  (多種集成方式)

  對于一些業(yè)務場景,檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務管理規(guī)范,催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。

  接收管理:

  支持對接收的檔案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性、安全性進行質量檢查。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

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  檔案管理員對于從各個渠道接受來的數(shù)據(jù)可以進一步分析處理,有價值的檔案可以進行排序、編號、著錄等基礎操作。

  二、檔案管理

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

 ?。n案管理整體架構)

  檔案整理庫:

  檔案進入整理庫后,可以以多維度的方式進行分類整理。

  通過靈活定義檔案門類,可以根據(jù)年份、類型、全宗、項目號多種維度進行自定義設置,并且能按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

 ?。n案整理庫)

  檔案鑒定:

  檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種:開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。

  系統(tǒng)能夠按照預先設置好的處理規(guī)則,自動提醒檔案到期,檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案,批量進行處理。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

 ?。n案鑒定)

  檔案密級鑒定是對系統(tǒng)內檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程,通過嚴格的審核流程對檔案的密級進行重新調整。

  檔案銷毀:

  到期檔案可以進行銷毀鑒定,需要銷毀的檔案進入到檔案銷毀清單中,待實體銷毀后可以進行確認,保證相關銷毀操作被記錄下來。

  當鑒定流程結束后,系統(tǒng)會自動將鑒定結果為無價值的檔案歸入待銷毀庫。

  檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動作,銷毀后的檔案可以直接刪除,也可以根據(jù)預設的規(guī)則進入回收站,這樣的當時避免有些檔案被錯誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

  回收站的檔案會在預設的時間到達后自動銷毀。

  檔案庫房管理:

  為了解決紙質檔案保管的問題,比如檢索不便,管理記錄混亂等,中博奧檔案管理庫助力組織實現(xiàn)檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數(shù)字化管理。

  檔庫房維護支持庫房、區(qū)域、密集架等設置,可以定義庫房等面積、位置、管理人員信息。

  將庫房內部支持分隔成多個區(qū)域,每個可以設置多個不同等密集架,設置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽,便于后期掃碼上架操作。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

  (檔案庫房管理)

  能夠錄入庫房的溫濕度信息,系統(tǒng)提供標準接口,可與外部溫濕度傳感器對接,自動完成溫濕度采集工作。

  為了檔案庫房安全,保障檔案實體和信息安全,需要定期對檔案庫房進行檢查,需要將每次檢查結果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

  因為檔案庫房專人管理,非工作人員允許不可隨意進入,日常管理要求堅持出入登記制度,隨時記錄利用崗外檔案工作人員出入庫情況。

  三、檔案利用

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

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  檔案檢索:

  針對海量數(shù)據(jù),中博奧檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式,包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來定位目標文檔。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

 ?。n案檢索)

  檔案借閱:

  員工可以在借閱列表中檢索,選擇需要借閱的文件加入借閱流程,也支持在借閱期內發(fā)起續(xù)借申請,可延長借閱周期。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

 ?。n案借閱)

  在線預覽的檔案支持水印加注,防止檔案內容的外泄。允許下載的檔案,也會附件生成水印。

  對于電子檔案,系統(tǒng)能夠按照借閱期限,自動收回檔案借閱權限;對于傳統(tǒng)實體檔案,系統(tǒng)能夠自動提醒用戶歸還檔案。

  檔案編研:

  在編研模塊中,組織內部可以建立專題,對檔案庫中的檔案進行再利用,發(fā)掘檔案深度價值

  可以按照主題設定檔案編研任務,設定相關的工作計劃,填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

  可以按照編研主題收集相關檔案材料,匯集到檔案,方便參與編研的人員共享資料。

  同時支持在線編研,可以直接錄入編研成果;支持編研成果上傳,錄入多個成果物。

  中博奧全程數(shù)字化檔案管理:讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗

  (檔案在線編研)

  四、檔案統(tǒng)計報表

  中博奧數(shù)字檔案管理系統(tǒng),能夠支持讀取內部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù),動態(tài)生成看板和報表。多維度統(tǒng)計圖形化報表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。

  例如,檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計、管理情況統(tǒng)計等等,圖表也支持數(shù)據(jù)穿透,能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。

  在數(shù)字化大背景下,中博奧積極響應國家對檔案管理的政策,實現(xiàn)電子檔案100%歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng),滿足各類組織檔案管理需求,全面優(yōu)化檔案管理成本,保證組織檔案安全可信。

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