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整理檔案服務(wù)公司

時(shí)間:2022-06-17 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案管理工作是一個(gè)企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ),科學(xué)規(guī)范的檔案管理是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平的重要尺度,做好檔案管理工作,對(duì)于不斷提升企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要的意義。

整理檔案服務(wù)公司

  檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,員工服務(wù)一絲不茍

  整理檔案服務(wù)公司隨著業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)充,對(duì)于派遣員工的各項(xiàng)檔案、合同管理必須做到專人專管;整理檔案服務(wù)公司對(duì)檔案管理具有一套完善的檔案管理制度,切實(shí)做到規(guī)范化、系統(tǒng)化,對(duì)提升人事檔案管理效率和水平,發(fā)揮人事檔案管理工作和價(jià)值也是發(fā)展的根基。

  檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致,員工服務(wù)一絲不茍

  整理檔案服務(wù)公司一直秉承優(yōu)質(zhì)服務(wù)、專業(yè)經(jīng)營(yíng)、誠(chéng)信服務(wù)、質(zhì)量第一的經(jīng)營(yíng)理念,不斷向人力資源服務(wù)行業(yè)高、精、尖企業(yè)目標(biāo)邁進(jìn)!

  了解中博奧公司的朋友可能會(huì)知道,中博奧不但業(yè)務(wù)范圍:國(guó)際搬家(私人物品)、辦公室搬遷,還專業(yè)從事檔案整理和檔案搬遷業(yè)務(wù)。中博奧讓檔案整理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化,今天中博奧和大家分享一下檔案整理的一些工作流程:

  中博奧檔案整理工作流程有哪些?

  中博奧檔案整理

  一、收集

  收集工作一般是每年1-2月開始,由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作,提出具體要求,并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》供參考。檔案整理檔案室要做好接收登記,建立《檔案移交接收登記表》。

  二、分類

 ?。?)年度劃分

  年度劃分應(yīng)遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度歸檔;計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度;長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年;多年的總結(jié)、報(bào)告,應(yīng)放在文件針對(duì)的一年;跨年度的案件,應(yīng)放在結(jié)案的一年??缒甓鹊臅?huì)議文件,以會(huì)議閉幕時(shí)間來(lái)劃分;來(lái)文與復(fù)文跨年度并作為一件歸檔的,以復(fù)文時(shí)間來(lái)劃分。不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。

  (2)保管期限表劃分

  參照《廣東省機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》(下簡(jiǎn)稱《期限表》)對(duì)歸檔文件進(jìn)行保管期限劃分,不在《期限表》規(guī)定的歸檔范圍內(nèi),而又認(rèn)為具有保存價(jià)值,需要?dú)w檔的文件材料,由各辦公室自行決定保管期限或咨詢檔案館。

  三、組件

  件是歸檔文件的整理單位,一般以每份文件為一件:

  正文、附件為一件(正文在前,附件在后);

  文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件(正本在前,定稿在后);

  轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后);

  原件與復(fù)制件為一件(原件在前,復(fù)制件在后);

  正本與翻譯本為一件(無(wú)特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后);

  中文本與外文本為一件(中文本在前,外文本在后);

  報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);

  簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;

  會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件,會(huì)議記錄一年一本的,一本為一件;

  來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)獨(dú)立成件。

  四、修整

  歸檔文件裝訂前,對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。

  歸檔文件已破損的,應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的,應(yīng)予復(fù)制。

  歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

  對(duì)于幅面過(guò)大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

  五、裝訂

  1、要求:A4大小為標(biāo)準(zhǔn)取齊(凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的,要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。托裱時(shí)單面內(nèi)容文件在文件四角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央;雙面內(nèi)容文件在文件左邊兩角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央。);形成時(shí)即為成本成冊(cè)的報(bào)表、刊物等,可保留原裝訂,裝訂時(shí)應(yīng)盡量不破壞檔案原貌;不能使用塑料夾裝訂文件。

  2、方法:不銹鋼釘;線裝。(不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。)

  3、10年期的檔案(可)不拆釘。

  六、排序、編號(hào)

  在分類方案的低一級(jí)類目(即“保管期限”)內(nèi)進(jìn)行排序、編號(hào),每年(每個(gè)機(jī)構(gòu))每個(gè)保管期限的文件按時(shí)間結(jié)合事由從1開始編順序號(hào)。

  排列時(shí),都應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

  每一年度的歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔的文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

  七、編頁(yè)碼

  以件為單位,采用號(hào)碼機(jī)打印在每頁(yè)紙的右下角空白處,雙面有字跡的檔案材料,對(duì)于背面書寫的頁(yè)面頁(yè)碼打印在左下角空白處(按文字方向編頁(yè)碼)。每份文件均從1開始編頁(yè)碼,編有效頁(yè)。

  八、蓋檔號(hào)章

  檔號(hào)章蓋于文件首頁(yè)上方空白處。

  檔號(hào)章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、類別號(hào)、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號(hào)六項(xiàng)。

  “全宗號(hào)”是檔案館為進(jìn)館單位檔案所編制的實(shí)體管理號(hào)。

  “類別號(hào)”是指一個(gè)立檔單位內(nèi)不同門類的檔案代字或代號(hào),如A等。

  “年度”指歸檔文件的形成年度,標(biāo)注4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

  “機(jī)構(gòu)”填寫歸檔文件(收文或發(fā)文)的承辦機(jī)構(gòu)名稱(規(guī)范化簡(jiǎn)稱)。不按機(jī)構(gòu)分類的,不填此欄。

  “期限”指歸檔文件的保存時(shí)間,分永久、30年、10年三種。

  “件號(hào)”是歸檔文件的順序號(hào)。

  九、著錄

  1、著錄的項(xiàng)目要準(zhǔn)確、齊全,以便于檢索。

  2、一級(jí)著錄要素:a、類別:文書檔案;b、年度:文件對(duì)應(yīng)年度;c、機(jī)構(gòu):本辦公室名稱;d、期限:永久、30年或10年。

  3、二級(jí)著錄要素:件號(hào)、密級(jí)、文號(hào)、責(zé)任者、標(biāo)題、主題詞、文件日期、頁(yè)數(shù)、歸檔日期、附件、公開范圍、自定義類別、附注。

  4、題名著錄

 ?。?)文件題名一般要求照實(shí)抄錄,不得隨意改動(dòng)。如文件沒(méi)有題名或雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份,應(yīng)重新擬寫。將重?cái)M的題名附于原題名后,外加“[]”。

  (2)對(duì)題名中出現(xiàn)“我鎮(zhèn)”“你局”“本鎮(zhèn)”等不規(guī)范簡(jiǎn)稱的,應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并在其后注明全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱,用“[]”標(biāo)識(shí)。如“關(guān)于本局……工作總結(jié)”應(yīng)錄成“關(guān)于本局[××局]……”,而不應(yīng)錄成“關(guān)于XX局工作總結(jié)”

  (3)有副題名的照原文副題名錄入,在副題名前加“:”號(hào);如有多個(gè)副題名,在各個(gè)副題名中用“;”隔開。

 ?。?)“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名,著錄時(shí)可在題名之后,加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字,并外加“[]”。

 ?。?)有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的,應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來(lái)處理,題名在“附件”欄內(nèi)標(biāo)識(shí)清楚。

  十、裝盒

  1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)對(duì)同一個(gè)保管期限內(nèi)的文件,根據(jù)檔案盒厚度,將文件按順序裝入盒中。不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi);分機(jī)構(gòu)編流水號(hào)的,不同機(jī)構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi)。

  2、填寫檔案盒背上的項(xiàng)目完整填寫檔案盒背上的項(xiàng)目:全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)。

  3、填寫備考表項(xiàng)目:盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明、整理人、檢查人、整理時(shí)間。

  十一、編檢索工具

  1、打印目錄

  按件號(hào)打印歸檔文件目錄。

  2、擬寫“歸檔說(shuō)明”

  內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況,文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷)。

  3、裝訂成規(guī)范的檔案目錄

  目錄內(nèi)一般按歸檔說(shuō)明、永久、30年、10年的順序排列,可將永久、30年、10年分別裝訂,或永久、30年合訂,10年單獨(dú)裝訂,多年合編。

  4、填寫“目錄夾封面”上的項(xiàng)目

  包括全宗名稱、類別、年度、保管期限。

  5、填寫“目錄夾背脊”上的項(xiàng)目

  包括全宗號(hào)、類別、年度、期限。

  中博奧專業(yè)從事檔案整理和檔案搬遷服務(wù),至今有三十多年的國(guó)內(nèi)外豐富的檔案整理和搬遷經(jīng)驗(yàn)。曾與服務(wù)的項(xiàng)目有:人事檔案整理,房管局,檔案局,法院,公安局檢察院檔案整理等;如您有檔案整理和檔案搬遷的需求,不妨致電給中博奧客服,愿能用我們專業(yè)和真誠(chéng)的服務(wù)能換來(lái)與您的合作!

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