要順利找到所需要的資料檔案，前提是已經(jīng)把這些檔案資料整理好放在了文件夾里面，那么遂寧市檔案整理服務公司如何收集保存整理這些檔案呢？總要有一個開始的方案，工作的過程和工作的結(jié)果。從形式上來講，這里面包含有文字資料，圖片資料，視頻資料。當然還有一些屬于電子資料，一些是屬于原始資料。原始資料，有些內(nèi)容需要我們掃描生成PDF格式或者是圖片來進行保存，不管是哪種類型的檔案也都需要做好相應的保存。

　　檔案管理制度辦法

　　檔案保管工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理原則，維護檔案地完整與安全，做到勿使檔案遭到破損，最大限度地延長檔案的壽命，使檔案多而不亂，排列有序，便于查找利用，特作如下規(guī)定：

　　一、貫徹“以防為主，防治結(jié)合，加強重點，兼顧一般”的方針，要把保管工作貫徹到檔案工作的各個環(huán)節(jié)中，注意避免單純“為保管而保管”。

　　二、建立定期或不定期的對所有的檔案的保管情況進行了認真的檢查制度，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，防患未然。一般一周一小查，一月一大查，如遇特殊情況或意外事故應及時查。發(fā)生意外時，應及時采取有效的措施補救。

　　三、檔案庫必須堅固，有防盜、防火、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防高溫等安全設施，保持適當?shù)臏囟龋?624℃為宜，日波幅±2℃）和適當?shù)倪m度（相對濕度4560％為宜，日波幅±5％）。

　　四、保持庫房整齊清潔，搞好經(jīng)常性衛(wèi)生。在搬動檔案時要盡量減少檔案的磨損和污染。

　　五、檔案庫房嚴禁吸煙和存放易燃品。非檔案工作人員，未經(jīng)同意，不得擅自進入庫房。

　　六、檔案工作人員要加強責任心，下班前檢查庫房、文件柜、門窗是否上鎖關好，方可離去。

　　如何整理和保管照片檔案？

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　　（1）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙蕖獑栴}——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)枴⑷谔枴９芷谙薮a——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據(jù)需要增加項目。基本目錄的條目應按照片號排序，見下表。

　　表照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　?。ǘ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設照片檔案專門庫房的單位，應建設符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應當選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內(nèi)晝夜

　　溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不應大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點是方便、美觀；缺點是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　?。?）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應的位置上，冊內(nèi)芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　　（4）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標準，從封面到內(nèi)芯，使用質(zhì)量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應，存用方便。對于大照片檔案的保管，應該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時，在照片檔案卷內(nèi)目錄的備注欄內(nèi)注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨存放和保管。