馬鞍山檔案整理服務(wù)公司以便于保管、方便利用為歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū)分不同價值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

　　文件之間的有機聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。馬鞍山檔案整理服務(wù)公司在歸檔文件整理中保持文件之間的有機聯(lián)系，既能更好地反映機關(guān)主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　機關(guān)檔案的整理與歸檔

　　《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第四章第三節(jié)規(guī)定了機關(guān)檔案的整理與歸檔，提出了卷件融合、電子文件歸檔等新思路、新要求。

　　機關(guān)檔案的整理

　　檔案整理工作，就是按照檔案的形成規(guī)律和特點，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?！兑?guī)定》明確了檔案整理的原則，并對具體整理流程提出了要求。

　　1、整理原則

　　《規(guī)定》提出了檔案整理的4項原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律;保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分不同價值，便于保管和利用;逐步推進卷件融合管理。

　　2、基本流程

　　機關(guān)檔案整理工作主要指對全宗內(nèi)檔案進行的整理。實踐中，由于不同門類檔案或者采用不同整理方法的同一門類檔案整理時都有相應(yīng)的整理規(guī)則，導(dǎo)致整理要求繁復(fù)多樣，給整理工作帶來了不少困擾。實際上，無論采取何種方法，檔案整理的基本流程都是一致的，都需要確定整理單位，揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定整理單位之間的先后順序、為檔案提供唯一的標(biāo)識、編制檢索工具。

　　組件(卷)。《規(guī)定》提出“文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件(張)等為單位進行整理。科技檔案、人事檔案、會計檔案一般以卷為單位進行整理。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進行整理”，建議不同門類檔案確定適當(dāng)?shù)恼韱挝弧?/p>

　　分類。《規(guī)定》對于全宗內(nèi)檔案的分類提出了3項要求：一是在《規(guī)定》第23條門類設(shè)置基礎(chǔ)上制定統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類方案。二是不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。三是機關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機構(gòu)(問題)、保管期限等分類項進行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　編號?！兑?guī)定》指出了檔案編制要求：一是檔號應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)檔案來源、檔案門類、整理分類體系和排列順序等檔案基本屬性。二是不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

　　編目。對于目錄編制，《規(guī)定》將其納入檢索工具予以統(tǒng)一規(guī)定，要求目錄應(yīng)當(dāng)滿足手工檢索和計算機檢索需要，并且應(yīng)當(dāng)與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對應(yīng)。

　　為了適應(yīng)紙質(zhì)文件與電子文件并存的現(xiàn)狀，滿足信息化條件下歸檔文件整理的需要，2016年6月1日起施行的《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）在整理原則、整理流程等方面做了較大幅度的修訂。

　　整理原則

　　1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　　文件伴隨著機關(guān)、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》為機關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長期以來各機關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對歸檔文件進行整理，實際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。

　　2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　文件的價值是由它的內(nèi)容及其對本機關(guān)工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關(guān)文件的價值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存?！兑?guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。

　　3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

　　這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進行歸檔文件整理必須面對的問題。要實現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個有機整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程。

　　具體來說，紙質(zhì)文件的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。

　　與之相對應(yīng)，電子文件的整理流程包括：組件、格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等。

　　一般要求

　　在整個整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質(zhì)文件與電子文件整理的通用整理流程，亦即歸檔文件整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項內(nèi)容：一是件由哪幾部分構(gòu)成，二是這些構(gòu)成部分如何排序。按照要求構(gòu)成并規(guī)范排序的文件才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對“來文與復(fù)文”的組件方法上。對于來文和復(fù)文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式對紙質(zhì)文件整理來說沒有問題，但如果照此對電子文件進行整理，則會增加管理層次、影響命名和即時歸檔。新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨立成件，也可為一件”，是歸檔文件“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時也使歸檔文件的整理更加契合文件的形成規(guī)律。當(dāng)然，提倡“一般獨立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習(xí)慣做法、辦公自動化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機關(guān)工作中形成審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)任募牧?，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準(zhǔn)處罰、處分、復(fù)議、國家賠償形成的文件材料應(yīng)作為一件。在排序上，要求結(jié)論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內(nèi)歸檔文件的分類、即將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級關(guān)系組合為一個有機整體的過程。對歸檔文件進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔文件的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機構(gòu)”分類法會給機關(guān)檔案的日常管理、利用帶來較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機構(gòu)（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機構(gòu)（問題）”三級分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。確需調(diào)整時，最好從一個新的階段開始。分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結(jié)合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據(jù)實踐經(jīng)驗對排列原則進行了簡化，規(guī)定“按時間結(jié)合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔文件的整理。同時，要求“同一事由重點的文件，按文件形成先后順序排列”，“會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列”。

　　可以從以下幾個方面理解歸檔文件的排列原則:在分類方案的最低一級類目內(nèi)進行歸檔文件排列；同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列在一起；同一事由內(nèi)歸檔文件按照文件形成時間順序排列；不同事由的歸檔文件應(yīng)按照時間順序排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　4、編號

　　編號是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規(guī)范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現(xiàn)形式上，檔號除了表現(xiàn)為一組體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的數(shù)字、字符的集合外，還表現(xiàn)為蓋在每件紙質(zhì)文件上、包含檔號構(gòu)成要素的歸檔章。因而，在歸檔文件整理中，檔號編制具體體現(xiàn)在兩處：一是在歸檔文件目錄中按照檔號編制要去填寫“檔號”項目，二是在紙質(zhì)文件上蓋歸檔章并填寫內(nèi)容。

　　檔號的編制原則、結(jié)構(gòu)、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔文件目錄。編制歸檔文件目錄，實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻向二次文件的初步轉(zhuǎn)化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項目上增加了序號、檔號、密級項目，去掉了件號項目；同時對調(diào)文號與責(zé)任者位置，使責(zé)任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號項目是指固定歸檔文件順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔文件先后順序，并對一定范圍內(nèi)的歸檔文件數(shù)量進行簡單統(tǒng)計，本身并沒有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號既承擔(dān)固定順序、統(tǒng)計數(shù)量的職責(zé)，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

　　需要指出的是，歸檔文件目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據(jù)需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要文件目錄等其他檢索工具，以方便歸檔文件的查找、利用。