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建設(shè)工程電子化檔案管理過程中,檔案文件管理尤為重要,圍繞整個項目建設(shè)周期形成的諸類如工程概況、監(jiān)理指令、質(zhì)量報審、進度控制、投資控制、與多方協(xié)調(diào)往來文件等非常之多。傳統(tǒng)管理方式只是形式紙質(zhì)文件或白板通知,不能形成記錄不便日后查詢追溯,工程電子化檔案管理改變傳統(tǒng)模式,通過點對面式交流,將文件生成電子記錄可隨時在線上傳查閱,有綠色環(huán)保且節(jié)能省時的特點。
建設(shè)工程電子化檔案管理
第一條為規(guī)范建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理,維護電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全,提高管理效率,促進信息共享,便于長期保存,按照國家有關(guān)法律法規(guī),制定本辦法。
第二條本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準和備案的建設(shè)項目,其他建設(shè)項目可參照執(zhí)行。
第三條本辦法所稱建設(shè)項目電子文件(以下簡稱項目電子文件)是指建設(shè)項目在建設(shè)過程中通過計算機等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
本辦法所稱建設(shè)項目電子檔案(以下簡稱項目電子檔案)是指建設(shè)項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。
第四條項目電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循項目建設(shè)和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律,堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密的管理原則。
第五條政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和竣工驗收要求,協(xié)調(diào)相關(guān)部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計劃安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。
第六條電子文件管理部門統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)項目電子文件管理工作,建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機制,推進項目電子文件管理工作有效開展。
第七條檔案行政管理部門負責(zé)對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進行監(jiān)督、指導(dǎo),將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內(nèi)容。
第八條項目主管部門負責(zé)對項目電子文件歸檔和電子檔案管理進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第九條建設(shè)單位應(yīng)將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設(shè)計劃和項目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,納入招投標要求,納入合同、協(xié)議,納入驗收要求。
第十條建設(shè)單位應(yīng)明確機構(gòu),具體負責(zé)本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作,并對各參建單位的項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)。
第十一條建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項目建設(shè)管理實際,制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規(guī)范、程序,并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門和參建單位實施。
第十二條建設(shè)單位在編制招標文件,并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時應(yīng)設(shè)立專門條款,明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任,包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、儲存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。
第十三條項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能,并能夠?qū)椖侩娮游募纬膳c流轉(zhuǎn)實施有效控制,保障其真實、完整和安全;能夠在形成、流轉(zhuǎn)過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設(shè)計、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。
第十四條項目電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國家標準或能夠轉(zhuǎn)換成國家標準的文件格式,利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的要求。
第十五條各參建單位采用電子簽名等技術(shù)手段時,應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)法律、法規(guī)和標準要求,并得到建設(shè)單位的認可。
第十六條建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)當(dāng)對項目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進行保存,對有關(guān)處理操作進行登記,并對其留存作出明確規(guī)定。
第十七條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894)等標準和行業(yè)有關(guān)要求,結(jié)合項目實際情況,確定項目電子文件歸檔范圍、項目電子檔案分類體系和保管期限表。
第十八條項目電子文件形成部門負責(zé)電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作;檔案部門負責(zé)項目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)和電子檔案的接收、保管、利用等工作。
第十九條項目電子文件在辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實時收集完整;項目電子文件整理時,應(yīng)當(dāng)按照項目電子檔案分類體系,組成文件信息包,應(yīng)當(dāng)包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。
第二十條項目電子文件完成整理后,由形成部門負責(zé)對文件信息包進行鑒定和檢測;鑒定和檢測后,由相關(guān)責(zé)任人確認歸檔,賦予歸檔標志。歸檔標志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。
項目電子文件同時存在紙質(zhì)文件稿本時,歸檔時應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致,并建立對應(yīng)關(guān)系。
第二十一條各單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將項目電子檔案納入單位檔案分類體系,按項目檔案管理規(guī)則編制檔號,進行分類管理。
第二十二條除合同或協(xié)議中另有約定外,各參建單位應(yīng)當(dāng)在項目通過交工驗收后3個月內(nèi),將項目電子檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項目竣工驗收后3個月內(nèi),向使用單位移交項目電子檔案,同時向項目檔案接收單位移交列入接收范圍的項目電子檔案。
停建、緩建的項目,建設(shè)單位應(yīng)及時收集各參建單位形成的項目電子檔案。項目電子檔案由建設(shè)單位暫時保管,建設(shè)單位撤銷的,項目電子檔案應(yīng)移交項目主管部門或有關(guān)檔案館。
第二十三條項目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。
第二十四條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立項目電子檔案管理系統(tǒng),管理項目全部電子檔案,系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。
第二十五條項目電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定,建立管理系統(tǒng)和電子檔案內(nèi)容的安全保密防護體系。
第二十六條項目電子檔案保存實行備份制度,重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。
第二十七條項目電子檔案載體應(yīng)按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護的要求進行管理和存放。
第二十八條各單位應(yīng)當(dāng)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前,將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉(zhuǎn)換,保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。
第二十九條各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段,保證項目電子檔案方便快捷利用,同時確保項目電子檔案在利用中的安全。
第三十條項目電子文件和電子檔案失去保存價值后,應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后,采取一定技術(shù)措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進行。
第三十一條本辦法自頒布之日起施行。
建設(shè)工程電子化檔案管理制度
為規(guī)范建設(shè)工程檔案管理工作,根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我司的特點,制定建設(shè)工程電子化檔案管理制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動,記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。(詳附件一)
?。ǘw檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負責(zé)本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。
?。ǘ┕こ虣n案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30MM;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:“序號”以一份文件為單位,“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責(zé)任者的,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。
未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。
?。ㄎ澹┕こ虣n案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
?。┕こ虣n案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
?。ㄆ撸┕こ炭⒐n案移交
工程竣工驗收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
?。ň牛┕こ虣n案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀
按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。