工程檔案管理制度范本：工程檔案管理包括了收集檔案、整理檔案、統(tǒng)一管理檔案，前期的檔案收集工作十分重要，影響到整個檔案管理過程。所以文本重點從檔案的收集和后期的檔案管控為主，分享一些管理方法。

　　工程檔案管理制度范本

　　一、主題與適用范圍

　　1、主題：工程資料管理工作是企業(yè)管理的一項基礎性管理工作，落實和加強工程資料管理工作，是增強企業(yè)活力、促進技術進步、提高經濟效益和推進企業(yè)管理現代化的一項必要工作。現根據本公司的具體情況制定本制度。

　　2、適用范圍：①工程準備階段文件：②監(jiān)理文件；③施工文件；④竣工圖；⑤竣工驗收文件。

　　二、規(guī)章制度與要求

　　1、工程資料必須齊全、完整、系統(tǒng)、準確；

　　2、工程資料必須準確反映工程建設的真實內容與歷史過程；

　　3、工程資料必須符合國家建設法律、法規(guī)，符合有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　三、編制、審查、整理與歸檔

　　1、編制工程資料應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保證資料的內在有機聯系，便于資料的整理與歸檔，便于保管和利用。

　　2、依據：

　　①《建設工程文件歸檔檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）

　?、凇犊茖W技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2000）

　?、邸都夹g制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）

　?、堋冻鞘薪ㄔO檔案案卷質量規(guī)定》（建辦[1995]697號）

　?、荨督ㄔO工程監(jiān)理規(guī)范》（GB 50319—2000）

　?、蕖妒姓こ淌┕ぜ夹g資料管理規(guī)定》（建城[1994]469號）

　　⑦《關于編制基本建設竣工圖的幾項暫行規(guī)定》（1982年[建發(fā)施字50號]）

　?、唷冻鞘械叵鹿芫€探測技術規(guī)程》（CJJ61—94）

　?、帷冻鞘薪ㄔO檔案分類大綱》（建辦檔[1993]103號）

　?、狻冻鞘薪ㄔO檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323—2001）

　?、掀渌嚓P規(guī)定、規(guī)范；

　　3、職責：

　　4、程序：

　　①各個階段的工程資料，編制由各自責任者負責。

　?、诮ㄔO單位負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程資料的形成、積累和立卷歸檔工作。

　?、劢ㄔO單位收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。

　　④施工階段的工程資料：

　　a施工單位要隨著工程進度，按照分部分項工程填寫好施工資料，并附報驗單，報監(jiān)理單位，在監(jiān)理專業(yè)工程師檢查驗收合格，簽字認可后，方可進行下一工序的施工。

　　b對地基、基礎、主體、竣工四個階段需驗收時，要按照備案制要求：施工單位要向建設單位提交分部（子分部）工程驗收報告，該報告必須先經過總監(jiān)理師簽署意見，另外附上分部（子分部）工程自檢報告及監(jiān)理單位出據的質量評估報告，建設單位在收到驗收申請報告后，組織驗收工作。

　　c在工程材料進場后，施工單位應填寫材料報驗單，報監(jiān)理單位，在見證人員的監(jiān)督下，對材料進行取樣送檢，材料的出廠合格證及復試報告要及時收集、整理。

　　d對大型設備到場后，應在建設、監(jiān)理、施工單位三方人員同時到場后，方可開箱驗貨，其質量證明書、安裝使用說明書、圖紙、保修單和裝箱單，所有原件資料應交建設單位資料管理員保存，現場使用材料復印件。

　　e對施工過程中發(fā)生的設計變更、增減項工程簽證，應由項目專業(yè)工程師提出，造價工程師核定，項目經理審核后,報技術總監(jiān)批準，加蓋“項目專用章”后方可生效。

　　5、歸檔

　　①對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　②五個階段的文件資料均屬歸檔范圍。

　?、鬯袣w檔資料必須一式三份，一份原件，兩份復印件。

　?、芩袣w檔資料統(tǒng)一為A4規(guī)格；原件采用耐久性強的書寫材料書寫；紙張應采用韌力大、耐久性強的紙張；圖紙一般采用新藍圖；竣工圖必須加蓋竣工章。

　　四、文件、資料、圖紙的收發(fā)

　　1、所有工程文件資料、圖紙均由建設單位資料管理員統(tǒng)一收發(fā)。

　　2、若施工當中設計變更、簽證及材料、設備資料由建設單位專業(yè)工程師所接收，要及時轉交資料管理員統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。

　　五、資料的查閱與借閱

　　1、對需查閱工程竣工資料的，填寫查閱登記表后，方可查閱資料復印件，查閱時，不許帶出檔案室，不許撕、折等損壞資料；若必需查閱資料原件的，必須經技術總監(jiān)同意后，方可查閱。

　　2、對需借閱竣工資料、圖紙、規(guī)范書籍的，填寫借閱登記表后，方可借閱資料復印件（規(guī)范書籍除外），閱后必須按期歸還，并不得私自外借與復印，不得在資料上亂涂亂畫，不得撕、折損壞或丟失資料。

　　工程檔案管理規(guī)定

　　一、目的

　　為了統(tǒng)一和加強公司建筑工程資料的標準化、規(guī)范化管理，提高工程管理水平，保證工程實體質量，體現工程資料為工程質量驗收的重要組成部分，確?？⒐浒腹ぷ黜樌瓿桑Y合公司實際情況，特制定本規(guī)定。

　　二、適用范圍

　　本辦法適用于公司所有新建、擴建、改建工程項目的工程資料管理工作。注：本規(guī)定中的“工程資料”是指公司關于工程項目管理的各種表格及其附件，和與工程建設有關的具有保存價值的各種載體文件。

　　三、工作職責

　　3.1公司工程技術部負責各區(qū)域公司工程資料管理工作的指導、監(jiān)督、檢查。

　　3.2各區(qū)域公司工程部負責對其管轄范圍內的項目工程資料管理工作。

　　3.3各區(qū)域公司工程部資料員負責項目工程內部工程資料的收集、整理、保管、存檔；負責對施工單位、監(jiān)理單位工程資料收集、審核（或驗收）；竣工資料的保管、移交、備案。

　　3.4各專業(yè)工程師負責本專業(yè)工程內部資料的形成、收集、整理；施工單位、監(jiān)理單位工程資料的檢查、驗收工作。

　　3.5區(qū)域公司工程部經理負責竣工資料通過公司工程部、當地質監(jiān)站及城建檔案館的驗收；并負責移交。

　　3.6各區(qū)域公司其它部門及人員負責相關的工程資料管理。

　　3.7設計、施工、監(jiān)理單位各自負責本單位的工程資料管理。

　　四、管理原則

　　4.1對于工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的工程資料均應收集。

　　4.2工程資料的形成應符合國家相關工程建設的法律、法規(guī)、標準規(guī)范、工程合同與設計文件、公司有關管理制度等的規(guī)定。

　　4.3工程文件的內容必須真實準確，與工程實際相符。工程資料應隨工程進度同步形成（嚴禁后補）、收集、整理并按規(guī)定移交，其資料組卷，移交份數應滿足合同規(guī)定和有關規(guī)范規(guī)程、公司規(guī)定等要求。

　　4.4工程資料應實行分級管理，由建設、監(jiān)理、施工單位等單位主管或（技術）負責人組織本單位的有關人員做好工程資料的管理工作。工程建設工程中資料的收集、整理和審核工作應有專人負責。

　　4.4重要工程資料應保持其頁碼、內容的連續(xù)性，不準隨意撕扯、抽撤或更換。

　　4.6資料的原始記錄應為真實的原始現場記錄。當需要某種資料但無法取得原件時，可以采用“有效復印件”代替。

　　注：“有效復印件”指使用原件復印、內容與原件相同、可以清晰辨認、加蓋原件存放單位公章、有關經手人簽字并注明原件存放處。

　　4.7工程資料中出現筆誤或需要修改的文字、數據時，應保持被更改部分清晰可辨，并將修改內容經原單位認可后加蓋原單位章。

　　4.8工程資料應齊全、準確、真實，經有關責任方簽字蓋章后，及時收集、整理，并按立卷要求歸類。

　　五、工程資料的填寫收集以及整理組卷

　　5.1工程資料基本要求

　　5.1.1工程資料的載體為紙質載體和光盤載體；根據工程資料特點和有關要求采用。

　　5.1.2公司各項目均應采用電腦打印件。工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料。

　　5.1.3工程資料填寫應規(guī)范化；公司內部工程資料按照公司要求填寫；河北省境內項目，監(jiān)理單位、施工單位的資料填寫按照河北省地方標準DB13（J）35-2002《建筑工程技術資料管理規(guī)程》；其他外阜地市項目按照當地工程資料標準。

　　5.1.4工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。資料中應該手簽的必須手簽，不得使用打印或簽章；更不能代簽。

　　5.1.5公司內部工程資料原件不少于2份。其他工程資料原件不少于2份，1份用于建設單位保存、1份用于當地檔案管備案，當地建設行政主管部門有原件備案要求的另行增加。工程資料復印件1份，為物業(yè)單位提供（按照物業(yè)公司要求）。

　　5.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)，文件中的附圖可以使用A3、A2幅面，但須折疊成A4幅面。

　　5.2工程資料的整理組卷

　　5.2.1歸檔工程資料組卷的原則

　　1、工程中資料整理要遵循工程文件自然形成的規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和查閱利用。

　　2、一個建設工程項目由多個單位工程組成時，工程資料應按單位工程分別進行整理。工程資料按有關規(guī)定的要求分類及編號順序依次進行整理和立卷。參見附件3《工程資料組卷要求》。

　　4、案卷不宜過厚，一般不超過40mm，公司建議不超過30 mm。

　　5、案卷內不應有重復資料；不同載體的文件一般應分別組卷。

　　5.2.2歸檔工程資料組卷方法

　　1、工程文件可按建設程序劃分為監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件4部分；

　　2、監(jiān)理文件及施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　3、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　4、公司內部工程資料按公司相關要求組卷（參見附件1）。

　　六、公司內部工程資料的管理（試行）

　　6.1工程資料的管理流程：

　　⑴、項目工程師、項目技術負責人、項目工程部經理應將各自的工程資料按單位工程和時間順序分類管理，并在竣工后15天內交項目工程部資料員統(tǒng)一整理、裝訂。

　?、?、在工程竣工后的30天內，項目工程部的資料員應將工程資料進行編號（編號原則見7.2條款），分類、分冊的按照“附件1”中所列明的先后排列順序進行組卷裝訂，并交區(qū)域公司。資料管理員在日常工作中，負責檢查督促項目工程師、項目技術負責人、項目工程部經理的工程資料的填報、收集、整理工作。

　?、?、區(qū)域公司總經理應指派專人，對項目工程部上交的工程資料進行審查，若經區(qū)域公司審查發(fā)現問題，應返還項目工程部重新整理;竣工時將資料報公司工程部驗收合格后留區(qū)域公司存檔。

　?、?、公司工程部負責定期或不定期指導、檢查區(qū)域公司項目工程資料的管理工作。

　　6.2工程資料的基本要求

　　1、編號原則：

　　資料管理員在對竣工后的單位工程資料進行整理時，應嚴格遵照“附件1”中的先后順序分卷、分冊進行編號。編號必須涵蓋項目所在地名稱、項目名稱、單位工程名稱、卷號和冊號。基本格式為：XX(項目所在地和項目名稱的全拼第一個字母累加)-XX（單位工程名稱）-XX（卷號）-XX（冊號）。

　　2、封面要求：資料管理員在裝訂工程資料前，需按照工程項目名稱、案卷名稱、案卷類別編制不同的封面。

　　3、存檔形式:必須為文字版。

　　4、借閱規(guī)定：資料管理人員應建立工程資料借閱臺帳，妥善保管工程資料，以避免遺失。

　　5、各區(qū)域公司工程部應按有關規(guī)定的保存期限保管工程資料。

　　6.3區(qū)域公司施工階段工程資料的組卷與歸檔（見附件1）

　　各區(qū)域公司工程部應將工程資料按單位工程、施工的時間順序分類、分冊編目歸檔。案卷裝具一律采用硬殼卷夾或卷盒。組卷要求如下：

　　6.3.1工程技術資料卷

　　1、工程質量控制資料冊（本冊長期保存）

　　⑴、工程定位放線交底記錄；⑵、工程定位放線檢驗記錄

　?、?、工程材料（設備）進場檢驗記錄；⑷、工程材料（設備）進場檢驗臺帳

　?、?、分部（子分部）工程質量驗收記錄；⑹、旁站監(jiān)督記錄

　　⑺、工程質量驗收臺帳；⑻、單位工程質量竣工預驗記錄

　　2、工程進度控制資料冊（本冊短期保存）

　　⑴、工程開工備案報審表;⑵、二級進度計劃計劃報審表

　?、?、三級進度計劃報審表;⑷、周工程進度檢查記錄

　?、?、工程延期申請報告;⑹、工程延期審批報告

　　⑺、工程竣工備案報審表

　　3、工程投資控制資料冊（本冊短期保存）

　　4、安全生產控制資料冊（本冊短期保存）

　?、?、周安全文明施工檢查記錄表

　　⑵、冬季安全文明施工周檢查記錄表

　　6.3.2工程管理資料卷

　　1、施工過程管理資料冊（本冊長期保存）

　?、拧D紙內審記錄；⑵、圖紙會審記錄；

　?、恰⑹┕そM織設計（方案）會審記錄

　?、?、監(jiān)理規(guī)劃；⑸、監(jiān)理實施細則

　?、?、設計變更申報審批表；⑺、工程洽商申報審批表；

　?、?、現場簽證申報審批表

　　⑼、工程質量問題處理報告；

　?、?、建設工程質量（安全生產）事故報告

　?、?、工程日志；⑿、工程整改通知

　?、?、工程整改通知回復單（由監(jiān)理單位、施工單位提供）

　?、摇h紀要

　　2、竣工驗收資料冊（本冊永久保存）

　?、?、工程質量評估報告（由監(jiān)理單位提供）

　?、啤n案專項驗收資料

　?、?、竣工驗收報告

　?、?、竣工驗收備案資料（包括規(guī)劃、消防、環(huán)保等專項驗收認可文件）

　?、?、照片、光盤等聲像資料

　　6.3.3建筑安裝工程竣工圖卷（本卷永久保存）

　　1、綜合圖冊

　?、?、總平面布置圖（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；⑵、豎向布置圖；⑶、室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖；⑷、電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）；⑸、設計總說明書

　　2、室外專業(yè)圖冊

　?、?、室外給水；⑵、室外雨水；⑶、室外污水；⑷、室外熱力；

　?、伞⑹彝馊細?；⑹、室外電訊；⑺、室外電力；⑻、室外電視

　?、?、室外建筑小品；⑽、室外消防；⑾、室外照明；⑿、室外水景

　?、?、室外道路；⒁、室外綠化

　　3、專業(yè)竣工圖冊

　?、?、建筑竣工圖；⑵、結構竣工圖；⑶、裝修（裝飾）竣工圖

　?、?、電氣工程（智能化工程）竣工圖；⑸、給排水工程（消防工程）竣工圖；⑹、采暖通風空調工程竣工圖；⑺、燃氣工程竣工圖

　　6.3.4公司工程部應按工程項目、施工時間順序分類，統(tǒng)一編號，對以下工程資料整理、歸檔，保存期限為短期。

　　1、工程開工備案報審表;2、二級進度計劃報審表

　　3、工程延期申請報告;4、工程延期審批報告

　　5、工程竣工備案報審表;6、區(qū)域公司工程項目管理月報

　　7、工程整改通知;8、工程整改通知回復單

　　9、工程質量檢查記錄;

　　10、建設工程質量（安全生產）事故報告;

　　11、工程質量評估報告

　　6.3.5除本制度規(guī)定的工程資料之外，其它工程資料的歸檔整理工作，應參照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）執(zhí)行。

　　七、工程資料歸檔驗收與移交

　　7.1歸檔的工程文件應為原件；工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范標準和規(guī)程。

　　7.2工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，圖紙（宜采用國家標準圖幅）一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，計算機出圖必須清晰不得使用計算機出圖的復印件。

　　7.3所有竣工圖均應在原有設計單位出圖專用章的基礎上加蓋竣工圖章、施工圖審查專用章（節(jié)能專項審查專用章），竣工圖章的基本內容應包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現場監(jiān)理、總監(jiān)。

　　7.4竣工資料份數要求：當地城建檔案館備案一套，建設單位一套（工程資料一套，竣工圖一套、室外竣工圖一套），根據物業(yè)公司需要提供竣工資料原件或復印件一份。

　　7.5工程資料（施工資料、監(jiān)理資料、竣工圖）的驗收應與工程竣工驗收同步進行，在單位工程竣工驗收前，區(qū)域公司項目各專業(yè)工程師必須對本專業(yè)工程資料進行預驗收（審核并簽署意見），驗收合格后方可進行竣工驗收；并報公司工程部驗收合格后（附件2），區(qū)域公司、公司預算審核部才能給施工單位辦理結算。

　　7.6歸檔工程資料的移交

　　1、單位工程竣工驗收完根據項目時間節(jié)點要求以及當地城建檔案館的要求，及時將歸檔工程資料移交。

　　2、單位工程竣工驗收完45天內需要把工程資料上交公司工程技術部，移交時履行移交手續(xù)。

　　建設工程竣工資料、竣工圖檔案移交單

　　項目名稱

　　單位工程名稱

　　施工單位名稱

　　建筑面積/層數/結構型式

　　檔案移交內容

　　開/竣工日期

　　檔案移交人

　　檔案審核人

　　檔案接收人

　　檔案移交日期：

　　說明：1、檔案移交內容一欄需具體注明移交明細，例如移交內容為竣工資料，需寫××樓竣工資料，其中土建卷5卷，電氣卷2卷，給排水及采暖卷2卷等；××樓竣工圖，建筑專業(yè)竣工圖一冊，結構專業(yè)竣工圖一冊等；2、檔案移交人為項目工程部資料員，檔案審核人為項目工程部各專業(yè)技術負責人。

　　八、獎罰原則

　　8.1對于工程資料管理效果顯著的，如資料評比名列前茅且順利通過當地質監(jiān)站、城建檔案館驗收的；公司工程部可根據實際情況提請人力資源部給予100-500元不等的經濟獎勵。

　　8.2對違反下列行為的相關責任人，公司工程部可根據情節(jié)輕重提請人力資源部分別給予警告、記過等行政處分以及300-800元不等的經濟罰款。

　　1、工程資料未按要求進行填寫，記錄不準確，保存不完整、不真實，對資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失的；

　　2、項目工程部經理、項目技術負責人和項目工程師未能按本規(guī)定將各自所屬的工程資料進行填報、收集、整理并移交資料員的；

　　3、資料管理員未按本辦法的規(guī)定對工程資料進行組卷裝訂保存的;

　　4、區(qū)域公司未指派專人，對項目工程部上交的工程資料進行審查，或在審查過程中敷衍了事，未能及時發(fā)現存在問題的；

　　5、因相關人員辭職或被公司辭退時，接交人未能按照本規(guī)定將對方所負責管理的工程資料交接完畢的，一經查實，將負全部責任。