說到了如何做好檔案的整理和保管工作，根據往常的經驗，列出了檔案整理的步驟，原以為看過這些內容，就會明白，案的整理和保管具體怎么操作，檔案整理步驟的前提是已經整理過檔案，或者對檔案整理有一定的了解。所以，小檔員想著再來跟大家聊一聊案的整理和保管過程中那些需要注意的事項。

　?。ㄒ唬┱掌瑱n案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應本著有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據照片檔案的特點，從室藏檔案的實際出發(fā)，適當考慮照片檔案與其他類型檔案的聯系，以達到分類的客觀性、邏輯性與實用性的要求。底片與照片應有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質底片、硬質底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號；按年度分類，即按不同歷史時期產生的照片來分類；按內容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項目、產品類型來分類。對于底片數量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號即可。

　?。?）照片的分類

　　應在全宗內按保管期限——年度——問題進行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙蕖獑栴}——年度進行分類。分類方案應保持前后一致，不應隨意變動。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內容和表現形式，劃分為記錄性照片和藝術性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補充，就會使人無法明白照片畫面上所反映的時間、地點與內容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補充的作用。文字說明編寫得準確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質量。文字

　　說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六個要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側或左側書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項內容一卷，內容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個芯頁，照片檔案數量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。

　　一般按照重要程度或時間順序進行排列，按順序嵌進照片檔案裝具。然后編照片號，照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柦M成。照片號有兩種格式，即全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)枴⑷谔枴９芷谙薮a——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號順序排列。照片檔案基本目錄的必備項目有照片號、題名、時間、攝影者、底片號、備注，可根據需要增加項目?；灸夸浀臈l目應按照片號排序，見下表。

　　表照片檔案目錄參考格式

　　照片檔案目錄

　?。ǘ┱掌瑱n案的保管

　　照片檔案保管工作的主要任務是集中統(tǒng)一地管好照片檔案，采取必要的措施，保障照片檔案的完整與安全，防止一切可能使照片檔案損毀的因素，盡可能延長照片檔案的壽命。

　　1.照片檔案的庫房

　　既有條件又有必要建設照片檔案專門庫房的單位，應建設符合《照片檔案管理規(guī)范》要求的照片檔案庫房。而不具備條件的單位，應當選擇溫濕度比較適宜的房間作為保存照片檔案的場所，至少要有專門的柜、箱來保管照片檔案。其中對于底片的保管條件，要求庫房內晝夜

　　溫度變化不應大于±3℃，濕度變化不應大于±5%。同時，庫房還要提高防火、防塵、防光、防污染的條件。

　　2.照片檔案的裝具

　　照片檔案在形式、保管要求上與文書檔案有一定的區(qū)別。一般情況下，文書檔案案卷的裝具是不適用于照片檔案保管的。照片檔案的裝具目前主要有以下幾種：

　?。?）普通相冊

　　即采用一般商店出售的相冊作為保管照片檔案的裝具。其優(yōu)點是方便、美觀；缺點是規(guī)格不一，不便于寫文字說明。

　?。?）自制相冊

　　即模仿一般商店出售的相冊的形式，自制相冊。雖然靈活但不規(guī)范，而且做工復雜，成本也不低。

　?。?）仿造文書檔案裝具規(guī)格自行設計的相冊每冊12張芯頁，裝入96張照片，并把照片用相角固定在芯頁相應的位置上，冊內芯頁用“三孔一線”法裝訂。它的規(guī)格與文書檔案裝具一致，有利于照片檔案與文書檔案的統(tǒng)一管理。

　　（4）新型照片檔案冊

　　它是按照國家標準，從封面到內芯，使用質量上乘的中性紙，并采用活頁裝訂，便于組卷，照片冊與底片冊相互對應，存用方便。對于大照片檔案的保管，應該按照《照片檔案管理規(guī)范》寫上文字說明，并在文字說明下方注明“此系大照片，存放于大照片X盒”。同時，在照片檔案卷內目錄的備注欄內注明“大張”或“大照片”，這樣既方便查找，又利于大照片的單獨存放和保管。

　　檔案整理和保管分類原則

　　整理原則

　　1、歸檔檔案整理應遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯系。

　　檔案伴隨著機關、團體和社會組織的職能活動產生，有其自身的形成規(guī)律和特點。2012年印發(fā)的《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》為機關公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標準。

　　這些規(guī)范和標準連同長期以來各機關在檔案處理過程中形成的習慣做法，以及辦公自動化條件下電子檔案形成的特殊要求，構成了檔案形成的一般規(guī)律。遵循檔案的形成規(guī)律對歸檔檔案進行整理，實際上是將整理作為檔案形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個人對檔案材料的人工干預，提升檔案整理質量。

　　檔案之間的有機聯系是指檔案在產生和處理過程中，在來源、時間、內容等方面形成的內在關聯性，這種關聯性既記錄了檔案之間及檔案組件之間的互相關系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔檔案整理中保持檔案之間的有機聯系，既能更好地反映機關主要工作活動的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。

　　2、歸檔檔案整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　檔案的價值是由它的內容及其對本機關工作的作用、對未來研究歷史的作用決定的。就一個機關檔案的價值而言，不是所有辦理完畢的檔案材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔檔案都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的檔案區(qū)分開來，為針對性地開展后續(xù)工作打下了基礎。

　　便于保管、方便利用是歸檔檔案整理工作的重要目標。便于保管，就是通過區(qū)別檔案材料的不同價值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持檔案材料之間的有機聯系，以提高歸檔檔案的查全率和查準率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循檔案的形成規(guī)律、保持檔案之間的有機聯系、區(qū)分不同價值的基礎之上的，也是檢驗歸檔檔案整理方法實用性的唯一標準。

　　3、歸檔檔案整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。

　　這是一項全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔檔案整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質檔案和電子檔案的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實現信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息和工作成果。

　　因而，合理規(guī)劃歸檔檔案整理流程，使辦理完畢的檔案能夠直接進入整理環(huán)節(jié)，同時，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務人員的工作實際就顯得尤為重要。

　　4、歸檔檔案整理應保證紙質檔案和電子檔案整理協(xié)調統(tǒng)一。

　　在紙質檔案與電子檔案并行的情況下，保證二者的協(xié)調統(tǒng)一是目前進行歸檔檔案整理必須面對的問題。要實現二者的協(xié)調統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產生的相關信息，使二者成為一個有機整體；其次要結合本單位情況，確定是以紙質檔案還是以電子檔案整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調一致。

　　整理流程

　　《規(guī)則》規(guī)定，歸檔檔案整理是指將歸檔檔案以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔檔案還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。在這個過程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質檔案與電子檔案整理的通用整理流程。

　　具體來說，紙質檔案的整理流程包括：組件、修整、裝訂、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒、排架。

　　與之相對應，電子檔案的整理流程包括：組件、格式轉換、元數據收集、分類、排列、編號、編頁、編目、歸檔數據包組織、存儲等。

　　一般要求

　　在整個整理流程中，組件、分類、排列、編號、編目是紙質檔案與電子檔案整理的通用整理流程，亦即歸檔檔案整理的一般要求。

　　1、組件

　　組件即件的組織，包括件的構成和件內檔案排序。也就是說，完成組件流程需要明確兩項內容：一是件由哪幾部分構成，二是這些構成部分如何排序。按照要求構成并規(guī)范排序的檔案才能完成組件。

　　在組件流程中，新舊《規(guī)則》的區(qū)別主要反映在對“來文與復文”的組件方法上。對于來文和復文，原《規(guī)則》規(guī)定“可為一件”，實踐中不少地區(qū)和部門往往采取組成一件的方式對紙質檔案整理來說沒有問題，但如果照此對電子檔案進行整理，則會增加管理層次、影響命名和即時歸檔。

　　新《規(guī)則》將之修訂為“一般獨立成件，也可為一件”，是歸檔檔案“一般以每份為一件”這一原則的回歸，同時也使歸檔檔案的整理更加契合檔案的形成規(guī)律。當然，提倡“一般獨立成件”并不是絕對排斥“也可為一件”，各地區(qū)各部門可以基于習慣做法、辦公自動化等因素合理確定。

　　需要特別指出的是，機關工作中形成審批、審查、核準處罰、處分、復議、國家賠償等檔案材料，如果按“件”整理，則一次審批、審查、核準處罰、處分、復議、國家賠償形成的檔案材料應作為一件。在排序上，要求結論性材料在前，其他材料依工作流程順序排列在后。

　　2、分類

　　分類是指全宗內歸檔檔案的分類、即將歸檔檔案按其來源、時間、內容和形成等方面的特征，分為若干類別、并將各類別按照層級關系組合為一個有機整體的過程。對歸檔檔案進行合理的分類，不但能有效揭示歸檔檔案之間的內在聯系，使全宗成為一個有機整體，便于系統(tǒng)地提供利用，對于歸檔檔案的排列、編號、編目、排架等也有重要意義。

　　考慮到原《規(guī)則》中“保管期限—年度—機構”分類法會給機關檔案的日常管理、利用帶來較大不便、新《規(guī)則》推薦優(yōu)先采用“年度—機構（問題）—保管期限”“年度—保管期限—機構（問題）”三級分類方法，規(guī)模較小或公文辦理程序不適于機構（問題）分類的立檔單位，推薦采用“年度—保管期限”分類方法。

　　需要注意的是，分類方案應保持相對穩(wěn)定。確需調整時，最好從一個新的階段開始。分類方案的調整情況，應在全宗指南中說明，以便檔案管理前后工作的銜接。

　　3、排列

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔檔案先后次序的過程。同原《規(guī)則》“按事由結合時間、重要程度等排列”相比，修訂后的《規(guī)則》根據實踐經驗對排列原則進行了簡化，規(guī)定“按時間結合事由排列”，使之更加符合辦公自動化條件下歸檔檔案的整理。同時，要求“同一事由重點的檔案，按檔案形成先后順序排列”，“會議檔案、統(tǒng)計報表等成套性檔案可集中排列”。

　　可以從以下幾個方面理解歸檔檔案的排列原則:在分類方案的最低一級類目內進行歸檔檔案排列；同一事由的歸檔檔案應集中排列在一起；同一事由內歸檔檔案按照檔案形成時間順序排列；不同事由的歸檔檔案應按照時間順序排列；會議檔案、統(tǒng)計報表等成套性檔案可集中排列。

　　4、編號

　　編號是指歸檔檔案按分類方案和排列順序編制檔號。編制檔號是對檔案進行規(guī)范管理的基本要求、也是對不同類型檔案進行統(tǒng)一管理的重要前提。

　　在表現形式上，檔號除了表現為一組體現整理規(guī)則并包含歸檔檔案類別、排列順序等要素的數字、字符的集合外，還表現為蓋在每件紙質檔案上、包含檔號構成要素的歸檔章。因而，在歸檔檔案整理中，檔號編制具體體現在兩處：一是在歸檔檔案目錄中按照檔號編制要去填寫“檔號”項目，二是在紙質檔案上蓋歸檔章并填寫內容。

　　檔號的編制原則、結構、編制方法等將在后續(xù)解讀文章中專章論述，此處不再展開。

　　5、編目

　　編目是指編制歸檔檔案目錄。編制歸檔檔案目錄，實現了歸檔檔案從一次文獻向二次檔案的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供了基本條件。

　　新《規(guī)則》在編目項目上增加了序號、檔號、密級項目，去掉了件號項目；同時對調文號與責任者位置，使責任者鏈接題名，便于閱讀。新《規(guī)則》增加的序號項目是指固定歸檔檔案順序號，其作用僅為配合檔號固定歸檔檔案先后順序，并對一定范圍內的歸檔檔案數量進行簡單統(tǒng)計，本身并沒有特定涵義。而原《規(guī)則》中的件號既承擔固定順序、統(tǒng)計數量的職責，又在一定程度上代行“檔號”職能，容易造成混淆，因而在修訂中予以去掉，并以序號、檔號代之。

　　需要指出的是，歸檔檔案目錄只是最基本的檢索工具，各地區(qū)各部門還可以根據需要另行編制諸如專題目錄、分類目錄、重要檔案目錄等其他檢索工具，以方便歸檔檔案的查找、利用。