檔案管理裝訂

檔案的裝訂方法主要是基于文案檔案管理的“重管理輕利用”的特點,采取以卷為單位將文件合訂于硬卷皮中的檔案裝訂辦法。這種文獻檔案的裝訂方法,主要是結(jié)合當(dāng)時的時代特殊背景

檔案如何裝訂

檔案裝訂前，進行分類，然后選擇合適的裝訂工具：如果是長期保存的檔案，沒有后續(xù)的更新，就可選擇固定式的裝訂工具，如果后續(xù)有更新，那么裝訂工具應(yīng)選擇活動式的裝訂工具，方便后續(xù)更新檔案。每本裝訂的檔案應(yīng)建立目錄！

會計檔案的裝訂保管

（1）會計檔案的整理立卷。會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。①分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。②檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。③管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。（2）會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。①會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。A．會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：a．分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；b．按憑證匯總?cè)掌跉w集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數(shù)；c．摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；d．整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；e．記賬憑證上有關(guān)人員（如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全。B．會計憑證裝訂時的要求：a．用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；b．憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；c．裝訂憑證厚度一般1．5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。會計憑證裝訂后的注意事項。a．每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；b．在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。②會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。基本要求是：A．賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。B．活頁賬簿裝訂要求：a．保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。b．多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。c．在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。C．賬簿裝訂后的其他要求：a．會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。b．會計賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋有關(guān)印章。c．封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬。d．會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。③會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。小企業(yè)可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。（3）會計檔案的保管。《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年，期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管?！备鶕?jù)上述規(guī)定，會計檔案的保管要求主要有：①會計檔案的移交手續(xù)。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應(yīng)按下列程序進行：A．開列清冊，填寫交接清單；B．在賬簿使用日期欄填寫移交日期；C．交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。②會計檔案的保管要求。A．會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；B．采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞；C．會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；D．會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；E．設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；F．會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。③會計檔案的借閱。A．會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)。B．外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應(yīng)經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。C．借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。D．借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。④會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案，應(yīng)永久保存。定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，如：1996年度終了日為12月5日，保管期限按1997年元月1日開始計算。為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有效、不出差錯。

檔案一般用什么方法裝訂為好

根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實際工作中存在許多弊端： 一是對檔案的損害?，F(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機打上三個0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過修補才能裝訂。 二是不方便檔案的整理。干部檔案，不同于文書檔案，立卷后基本固定不動。干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類別、相應(yīng)的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。 三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時需要提供復(fù)印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復(fù)制，再裝訂起來。 四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動化的推廣，信息化進程的推進，干部人事檔案信息化管理勢在必行，在一個系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù)，而裝訂成卷無疑不便于掃描等技術(shù)處理。 五是不利于檔案的安全保密。對于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。 六是文書檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開始，對文書立卷的方法進行了改革，簡化整理，深化檢索，實行單份文件裝訂，簡單分類，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。 干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時、省力。

如何裝訂保管會計檔案

　　裝訂保管會計檔案不容忽視以下幾點：
　　1.憑證的裝訂與保管會計憑證是單位會計檔案的重要組成部分，會計憑證一般以月為單位，財務(wù)人員需要對每月的會計憑證及時裝訂，以便于查找與保存。憑證裝訂的時間一般在當(dāng)月結(jié)賬工作完成后，不應(yīng)積攢甚至雜亂的堆放。
　　各單位應(yīng)配備財務(wù)裝訂用工具，如裝訂機、裝訂線、裝訂針等，也可以使用重型訂書機，使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角，裝訂前的一些準(zhǔn)備性日常工作也不要忽視，日常保持憑證存放整齊有序，每月在編制憑證的同時，根據(jù)憑證編號大體分冊，用大鐵夾或長尾夾穩(wěn)固下來，便于裝訂成冊。
　　裝訂時，把當(dāng)月全部憑證做個估算，大約平均分成多少冊合適？將封面、記賬憑證、封底、包角放好，反復(fù)羅列檢查是否整齊有序，然后用重型訂書機將左上角訂牢，包好包角，完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數(shù)、憑證號數(shù)等等相關(guān)內(nèi)容填寫完整，加蓋公章。
　　2.賬簿的裝訂與保管日前，手工賬簿已越來越少的發(fā)揮其作用，財務(wù)軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄?，F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬可以根據(jù)管理需要每月打印，總分類賬、明細(xì)分類賬可以以年度為單位，打印成紙制賬簿，裝訂成冊保存。
　　3.財務(wù)報告類的裝訂與保管月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告也是會計檔案重要的組成部分。各類報表在編制完成時應(yīng)做好電子文件存檔工作，同時根據(jù)需要打印紙制報表，按報表所屬期間、性質(zhì)做好分類保管。
　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、合同文件等其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。經(jīng)濟合同比如單位購銷合同等，是財務(wù)收付款的重要依據(jù)，歸屬財務(wù)人員負(fù)責(zé)保管的，應(yīng)認(rèn)真保存，對履行完畢的合同分門別類做好保存。財務(wù)人員還應(yīng)做好單位財務(wù)文件的保管工作，明確保管人員及場所，定期整理立卷，裝訂成冊。