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1 基建檔案的作用
1.1 基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監(jiān)理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位事業(yè)發(fā)展提供了依據和條件?；üこ探ㄔO是單位不斷發(fā)展的一項基礎工作，按照基建工程建設規(guī)律收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統(tǒng)的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創(chuàng)造的知識成果，對提高單位發(fā)展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體檔案管理工作合理化、規(guī)范化，發(fā)揮著重要的作用。
1.2 基建工程項目是指在同一個計劃任務書和總體設計內進行施工，由一個或幾個單項工程組成，經濟上實行統(tǒng)一核算，行政上有獨立的組織形式的基礎設施或建筑物，工程項目的特點，決定了基建檔案具有技術含量強、系統(tǒng)成套性、原始記錄性、完整準確性等特性，基建檔案為基建工程各階段建設活動的決策、文件編報、施工、竣工、使用、等工作提供依據和憑證，是單位維權的依據，是工程項目的寶貴財富?；n案工作是基建工程建設的組成部分，按照基建工程文件材料形成規(guī)律進行收集、分類、整理、鑒定、保存的基建檔案資料，實行集中統(tǒng)一管理原則，為工程項目的實施提供檔案利用服務，如在籌建一項工程項目的前期工作中，需要進行項目可行性研究、上報建議書、選址、土地規(guī)劃等工作，必須查閱大量的過去和現(xiàn)在的檔案資料，作為申報和編報材料的科學依據，在工程竣工驗收階段，更是需要工程全部檔案資料作為驗收工程質量的必備條件。所以，需加強基建工程檔案管理工作，為提高基建工程管理水平發(fā)揮檔案作用。
1.3 基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現(xiàn)實面貌，基建檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規(guī)范、準確的基建檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據，如有時單位部門需要工程管線的具體位置，就到檔案室查找相關工程竣工圖，這時檔案資料就發(fā)揮了方便、準確的服務功能?；n案是工程質量的反映，工程檔案管理納入了工程質量管理體系中，工程質量關系到人員安全、財產保障、使用保證等方面，在工程建設中形成、積累的基建檔案質量好壞控制了工程項目質量，工程人員根據基建檔案規(guī)范工程技術管理手段、程序，對工程事故原因分析、認定責任、提出改進方法提供技術依據，通過基建檔案質量管理，提高工程項目質量，隨著國家經濟建設快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，齊抓共管，是新形勢下基建檔案管理的重要任務。
2 基建檔案管理存在的問題
2.1 面對發(fā)展機遇，國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)、標準，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時產生了問題和困難?；üこ叹哂泄こ讨芷陂L、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基建檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調開展，造成了基建檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經濟和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
2.2 檔案管理意識不強，領導和檔案人員對基建檔案重要性的思想認識不夠，基建檔案工作的學習宣傳力度不強，基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。對基建檔案管理的觀念和認識是做好基建檔案工作的前提和保證，目前，隨著經濟和科技的發(fā)展，在適應基建檔案管理新要求方面存在一定的問題。
2.3 傳統(tǒng)的基建檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標準的管理方法和操作流程，基建檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標準得不到統(tǒng)一，如歸檔的基建檔案質量不一，格式和內容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔。基建檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導等職能，基建檔案管理措施不完善，對當前的改革形式和現(xiàn)代管理方法缺乏研究和思考。
2.4 基建檔案管理體制不完善，由于工程建設單位人員和經費的原因，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，基建檔案管理網絡不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障?；n案管理設施設備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，基建檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應單位和工程建設快速發(fā)展的需要，計算機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。
3 基建檔案管理的對策
3.1 增強檔案意識，轉變傳統(tǒng)觀念，樹立科學理念?；üこ虣n案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。
3.2 完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。應規(guī)范化、標準化、科學化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。
3.3 做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機制?；n案業(yè)務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。
3.3.1 加強基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態(tài)度，貫徹落實基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負責制、獎懲制、崗位責任制等工作機制，分工明確，責任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責任。
3.3.2 基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準備金，不提交齊全完整的基建檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質量。采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步。保證基建檔案歸檔工作順利進行，從而保證了基建工程質量。
3.3.3 基建檔案整理立卷質量是基建檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應嚴格做好職責范圍內的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)系，單項工程又相互獨立，便于利用的原則，構成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，得到有效的溝通和效果，采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務咨詢等方式，對基建檔案業(yè)務工作進行指導，規(guī)范基建檔案整理立卷工作，統(tǒng)一基建檔案管理標準、操作方法。
3.3.4 基建檔案基礎設施建設是基建檔案工作發(fā)展的物質條件，檔案人員應主動匯報基建檔案工作情況，及時就當前檔案工作出現(xiàn)的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持，設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的“八防”設備，提高基建檔案工作環(huán)境條件。
3.3.5 做好基建檔案開發(fā)利用工作，探索檔案服務機制?；n案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，緊緊圍繞單位和社會中心任務，挖掘基建檔案服務潛能，編制檔案檢索工具和編研材料，提高檔案利用率，充分發(fā)揮基建檔案的作用，為單位和基建工程各部門提供檔案服務。
3.3.6 做好基建檔案驗收、報送工作。國家檔案局頒布了《建設項目（工程）檔案驗收辦法》，加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預驗收步驟，基建檔案必須經城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，工程竣工驗收后3個月內做好基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。
3.4 加強檔案人員的業(yè)務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化等素質。組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務培訓，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，使工程人員了解基建檔案管理知識，檔案人員了解基建工程建設程序和基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結構，拓寬知識面。與時俱進，學習基建檔案業(yè)務、管理理論和方法、網絡和計算機知識，培養(yǎng)現(xiàn)代復合型人才。檔案人員應樹立服務第一的意識，找準途徑，扎實工作，己所不欲，勿施于人，提高檔案工作的自豪感、責任感，為單位發(fā)展做出更大的貢獻。
3.5 信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應推行計算機管理技術，適應基建工程項目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數據庫，提高基建檔案管理效率。
總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯(lián)系改革、技術、發(fā)展的新要求，檔案人員應具有愛崗敬業(yè)、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現(xiàn)基建檔案工作自身價值，為發(fā)展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升單位管理水平和基建工程建設水平
如何整理檔案
機關單位或者企業(yè)在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
一、檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。
二、檔案整理的文件范圍是：
凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。
全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。
按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
三、檔案的分類原則：
以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。
實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。
一、實物檔案的分類
分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產品類四大類。每類的主要內容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內部機構名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權證、房屋所有權證等），本單位機構變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。
二、實物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。
實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產品類可按照模型樣品、中試產品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實物檔案的貼簽
貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。
標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據實物檔案管理工作的基本需要設置。
四、實物檔案的編目
編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。
實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。
實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。
五、實物檔案的裝盒
裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內側可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。
六、結論
實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。
如何進行檔案整理
檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。
檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。
全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。
按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
一、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。
二、檔案的分類和大類設置辦法
(一)大類的設置 原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。
(二)各類內檔案的分類辦法
1、文書檔案分類有4種方法
(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：
(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農業(yè)發(fā)展銀行)。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。
(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。
2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。
3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。
4、會計類檔案分類有2種方法
(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。
(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。
5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;
6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;
7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。
8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。
三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制
(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.
(二)目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現(xiàn)重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。
2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業(yè)務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。
(三)案卷(件)號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現(xiàn)重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內在聯(lián)系。
A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：
(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。
(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。
(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。
(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C.內容聯(lián)系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開 。
(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。
(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。
(3)根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年
B、會計檔案。
(1)會計憑證：保管15年。
(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。
(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。
(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年
。
C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。
E、音像、電子、實物檔案：永久。
F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。
新手做檔案管理人員的具體內容如下：
1、作為檔案管理人員自然要認真學習檔案法，平時要多看看檔案法律法規(guī)，了解檔案管理的重要性，清楚自己作為檔案管理人員的責任和職責，明白自己應該做什么，不應該做什么。
2、要對自己要求嚴格，要熱愛自己的工作，將檔案管理工作做到真實、可靠，并且保管好檔案資料。
3、平時要及時收集單位的檔案資料，并對這些檔案資料進行科學合理的整理分類，剔除不需要歸檔的文件材料，對需要歸檔的文件材料及時歸檔存放，認真填寫標簽，科學裝訂。
4、保持好檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和安全工作，不要讓檔案發(fā)霉或被蟲咬，還有就是在檔案室內自己不吸煙，也不允許他人吸煙。
5、履行好借閱手續(xù)，不得隨意把檔案借閱給他人，只有經有關領導同意批準好方可同意借閱，要做好檔案借閱登記工作，嚴格掌握好借閱的時間。
6、保護好檔案資料，不允許外人對檔案進行拍照、復制，自己也絕對不能泄漏檔案信息，離開檔案室的時候要把門鎖好，檔案室鑰匙隨身攜帶保管好。
單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。
通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案后無長期保存必要者。
5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
很多人對資料整理是一頭霧水，其實不然，你去檔案館要一套交檔目錄，然后按照目錄整理就簡單啦，檢驗批不交檔，把檢驗批放一邊去，就沒那么多資料啦，分項分部、隱蔽和單位工程資料交檔，檢測報告，等，沒必要弄的那么繁瑣，按照我說的就很簡單，快捷
