財(cái)務(wù)檔案資料整理

根據(jù)規(guī)定，下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

1.會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

2.會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；

4.其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

2

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案有何時(shí)限要求？

單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（統(tǒng)稱單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間，會計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計(jì)檔案。

3

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題？

單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

4

單位保存的會計(jì)檔案能否對外借出？

單位保存的會計(jì)檔案一般不得對外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

5

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)注意哪些問題？

單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

6

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案何時(shí)需要移交？

建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

如何整理財(cái)務(wù)部門資料

會計(jì)法》規(guī)定，對會計(jì)檔案管理不善，造成毀損、滅失的，應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任。
一、會計(jì)檔案內(nèi)容
會計(jì)檔案，是指會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
具體包括：
（一）會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計(jì)憑證。
（二）會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬薄。
（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。
各公司應(yīng)建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
二、會計(jì)檔案機(jī)構(gòu)
1.綜合檔案室
綜合檔案室，是國家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會計(jì)、經(jīng)營等方面的全部檔案。
2.會計(jì)檔案室
會計(jì)檔案室，是形成會計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會部門的專門性會計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè)，為加強(qiáng)對會計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理，將所屬機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案有效集中起來保管，以保證會計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng)，需要建立專門的會計(jì)檔案室。三、會計(jì)檔案的整理1.會計(jì)憑證
（1）去掉憑證中的金屬物
（2）憑證以左上對齊為準(zhǔn)
（3）填寫會計(jì)憑證封面　　會計(jì)憑證封面應(yīng)寫明單位名稱，年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，并由會計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章?！　τ跀?shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計(jì)檔案中，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。
（4）裝訂
（5）填寫會計(jì)憑證盒正面及側(cè)面
正面應(yīng)寫明單位名稱，起止時(shí)間，本月共幾冊、本盒是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)、保管期限，由會計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。
側(cè)面應(yīng)寫明哪年，幾月共幾冊，本盒是第幾冊，記賬憑證從第幾號到第幾號，保管期限，嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。
2.會計(jì)賬簿
整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿，應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。
（2）訂本賬中的空白頁不能拆去，應(yīng)保持賬簿本身的完整性；
（3）活頁賬中的空白頁要拆去，然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼，撤賬夾，加上賬簿封面封底，用脫脂線繩裝訂成冊；并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。
（4）會計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱，賬簿名稱，所屬年度，卷內(nèi)張數(shù)，保管期限，并由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告
會計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限，年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時(shí)，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。4.其他類會計(jì)檔案的整理立卷。
會計(jì)移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個(gè)清冊就是一個(gè)保管單位，編一個(gè)卷號，不需整理。
采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案，整理方法不變。
四、會計(jì)檔案的歸檔1.整理、保管部門及人員
各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
2.保管期限
會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
（1）永久：會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告；
（2）25年的：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
（3）5年的：固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；
（4）3年的：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；
（5）l5年的：其他。含所有會計(jì)憑證，總賬，明細(xì)賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬），會計(jì)移交清冊。

會計(jì)檔案如何整理？

會計(jì)檔案整理步驟如下：
（一）決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊（本）為一卷，編制一個(gè)檔號，檔號構(gòu)成：全宗號-目錄號-案卷號。
2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。
3、填寫會計(jì)檔案盒的封面及盒脊
（1 ） 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。
（2）案卷題名：由整理會計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。
（3）起止時(shí)間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。
（4）卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。
（5 ）保管期限：按照《會計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會計(jì)檔案的保管期限。
（6）全宗號、目錄號
（7）案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。
（8）盒號：暫不填。
（9）填寫會計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)（1）點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” → 點(diǎn)“添加”→ 檔案類別“會計(jì)檔案” →二級類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” →保管期限“永久” →年度“2016” →題名2016年決算報(bào)表” →文件開始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)（該卷盒內(nèi)文件份數(shù)）→載體數(shù)量（最后一個(gè)頁號）→點(diǎn)保存。

（二）會計(jì)賬簿1、有頁號的可不再另編頁號。
2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。
3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。（最多兩年使用一冊賬簿）
4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。
5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)賬簿類”.
（三）會計(jì)憑證1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。
2、會計(jì)憑證的編號：
每本憑證一個(gè)檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計(jì)憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計(jì)憑證封面左上角空白處。
3、裝盒并填寫：
編號完成后，按順序裝入會計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫，填寫方法與會計(jì)憑證封面一致。
（1）單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。
（2）會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計(jì)憑證”、“付款會計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證”或“基建會計(jì)憑證”、“工會會計(jì)憑證”、“預(yù)算外會計(jì)憑證”等。
（3） 時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證所屬年月。
（4） 起止時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證的起止年月日。
（5） 歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會計(jì)檔案的年月。
（6） 立卷人：填寫整理本盒會計(jì)憑證的人員姓名。
（7） 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。
（9）全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。
（10） 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。
（11）案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
（12） 會計(jì)憑證盒盒脊填寫方法
盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫。
4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)
步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號。

會計(jì)檔案的整理方法

會計(jì)檔案的整理方法

一、決算報(bào)表

1、按“卷”整理。一冊(本)為一卷，編制一個(gè)檔號，檔號構(gòu)成：全宗號—目錄號—案卷號。

2、編頁號：以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。

3、填寫會計(jì)檔案盒的封面及盒脊

(1) 全宗名稱：全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱，填寫時(shí)和會計(jì)憑證盒正面上的“單位名稱”要求一致。

(2)案卷題名：由整理會計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。

(3)起止時(shí)間：填寫形成本盒會計(jì)檔案的起止年月日。

(4)卷數(shù)、張數(shù)：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。

(5 )保管期限：按照《會計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會計(jì)檔案的保管期限。

(6)全宗號、目錄號

(7)案卷號：填寫本盒內(nèi)會計(jì)檔案的案卷號或案卷起止號，在案卷起號和止號之間用“一”隔開。

(8)盒號：暫不填。

(9)填寫會計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引” 點(diǎn)“添加” 檔案類別“會計(jì)檔案” 二級類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類” 保管期限“永久” 年度“2016” 題名2016年決算報(bào)表” 文件開始時(shí)間文件截止時(shí)間件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))載體數(shù)量(最后一個(gè)頁號)點(diǎn)保存。

二、會計(jì)賬簿

1、有頁號的可不再另編頁號。

2、其他操作與決算報(bào)表一樣，只是目錄號不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號，案卷號連續(xù)編。

3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的，則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊賬簿)

4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣，只是目錄號不同。

5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)賬簿類”.

三、會計(jì)憑證

1、排列：按年度的先后排列，同一年度內(nèi)按月份的先后排列。

2、會計(jì)憑證的編號：

每本憑證一個(gè)檔號,全部編完,年度與年度之間拉通編。會計(jì)憑證封面有檔號的填在檔號處，沒有檔號的填在會計(jì)憑證封面左上角空白處。

3、裝盒并填寫：

編號完成后，按順序裝入會計(jì)檔案憑證盒，裝滿一盒再裝下一盒。填寫會計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫，填寫方法與會計(jì)憑證封面一致。

(1)單位名稱：填寫形成會計(jì)檔案的單位名稱，必須用全稱或通用簡稱。

(2)會計(jì)憑證名稱：填寫能夠反映會計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱，如：“收款會計(jì)憑證”、“付款會計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會計(jì)憑證”或“基建會計(jì)憑證”、“工會會計(jì)憑證”、“預(yù)算外會計(jì)憑證”等。

(3) 時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證所屬年月。

(4) 起止時(shí)間：填寫本盒會計(jì)憑證的起止年月日。

(5) 歸檔時(shí)間：填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會計(jì)檔案的年月。

(6) 立卷人：填寫整理本盒會計(jì)憑證的人員姓名。

(7) 保管期限：根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。

(9)全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。

(10) 目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

(11)案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

(12) 會計(jì)憑證盒盒脊填寫方法

盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對應(yīng)填寫。

4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)

步驟同“年度決算報(bào)表”，只是二級類目選“會計(jì)憑證類”，并錄入憑證起止號。

會計(jì)檔案的整理技巧

對會計(jì)檔案進(jìn)行整理是會計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，是保存、利用會計(jì)檔案的前提，會計(jì)機(jī)構(gòu)和會計(jì)人員必須認(rèn)真對待，努力做好。

(1)會計(jì)憑證的整理。

會計(jì)憑證是會計(jì)檔案的重要組成部分?！稌?jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》對會計(jì)憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計(jì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。

整理會計(jì)憑證，首先，要把所有應(yīng)歸檔的會計(jì)憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證分類。記賬憑證一般分為現(xiàn)金收、付款憑證，銀行收、付款憑證，轉(zhuǎn)賬憑證，共三類五種。根據(jù)不同的種類，按時(shí)間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計(jì)檔案范圍和沒有必要?dú)w檔的一些資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當(dāng)厚度分成若干本。將會計(jì)憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，認(rèn)真做好會計(jì)憑證的裝訂工作。

(2)會計(jì)憑證的歸檔。

首先，要認(rèn)真填好會計(jì)憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項(xiàng)的最基礎(chǔ)的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項(xiàng)目。卷脊上一般應(yīng)寫上“20xx年xx月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負(fù)責(zé)保管。

(3)會計(jì)賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿(包括倉庫的材料、產(chǎn)成品或商品的明細(xì)分類賬)在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計(jì)集中統(tǒng)一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計(jì)科目順序排列，據(jù)以逐本登記會計(jì)檔案(會計(jì)賬簿)封面。會計(jì)賬簿封面的有關(guān)內(nèi)容要寫全。

(4)會計(jì)報(bào)表的整理。

會計(jì)報(bào)表一般在年度終了后，由專人(一般是主管報(bào)表的人員或財(cái)會機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人)統(tǒng)一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時(shí)，月(季)度報(bào)表，由主管人員負(fù)責(zé)保存。年終，將全年會計(jì)報(bào)表，按時(shí)間順序整理裝訂成冊，登記會計(jì)檔案(會計(jì)報(bào)表)目錄，逐項(xiàng)寫明報(bào)表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、蓋章后，由主管報(bào)表人員負(fù)責(zé)裝盒歸檔。

(5)其他會計(jì)資料的整理。

其他財(cái)會資料，包括年(季)度成本、利潤計(jì)劃、月度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、工資計(jì)算表及一些重要的經(jīng)濟(jì)合同，也應(yīng)隨同正式會計(jì)檔案進(jìn)行收集整理。但是，這部分資料不全部移交檔案部門，有的在一個(gè)相當(dāng)長時(shí)間內(nèi)，由財(cái)會部門保存。這就需要認(rèn)真篩選，把收集起來的這些資料，逐件進(jìn)行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的，按要求另行組卷裝訂，而后移交檔案部門。

會計(jì)檔案的整理要規(guī)范化。封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作，卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項(xiàng)目印制、填寫。要做到收集按范圍，整理按規(guī)范，裝訂按標(biāo)準(zhǔn)。

會計(jì)檔案的保管期限

會計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了中國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體規(guī)定如下：

1、需要永久保存的會計(jì)檔案有：

年度決算財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告; 資本金、股金及股權(quán)明細(xì); 開銷戶登記簿; 客戶掛失申請書、掛失登記簿、補(bǔ)發(fā)憑單(卡)收據(jù); 賬銷案存的清單或資料。 會計(jì)檔案保管登記簿、銷毀清冊; 7有價(jià)單證、業(yè)務(wù)公章銷毀清冊; 機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊; 有權(quán)機(jī)關(guān)查詢、凍結(jié)及扣劃書; 己用憑證、賬簿登記簿; 會計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)移植日的所有會計(jì)檔案; 會計(jì)初始環(huán)境文本、 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)修改有關(guān)記錄、 文件; 其他需要永久保管的檔案。

2、保管期限為25年的會計(jì)檔案有：

現(xiàn)金和銀行存款日記賬;稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

3、保管期限為15年的會計(jì)檔案有：

會計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款);會計(jì)移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳退庫憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證;會計(jì)移交清冊。

4、保管期限為10年的會計(jì)檔案有：

國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)撥貨款年報(bào);稅收會計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。

5、保管期限為5年的會計(jì)檔案有：

下級行上報(bào)的中期財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告(月度、季度、半年度 報(bào)表及附件、說明);聯(lián)行往來清單及查詢查復(fù)書; 密押代號表使用保管登記簿; 存、貸款單位余額對賬回單; 固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后卡片;客戶申請辦理電子支付業(yè)務(wù)的基本資料、協(xié)議; 其他需要保管五年的會計(jì)檔案。

6、保管期限為3年的會計(jì)檔案有：

各級行本身及匯總?cè)牭娜沼?jì)表;會計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行日志; 不定期報(bào)表;會計(jì)檢查工作底稿、檢查報(bào)告、整改情況等檢查資料;流水賬; 其他需要保管三年的會計(jì)檔案。

會計(jì)檔案工作職責(zé)

1、貿(mào)易公司總帳工作的統(tǒng)籌及匯報(bào)；

2、負(fù)責(zé)審核出納現(xiàn)金及銀行存款余額是否賬實(shí)相符，并與ERP系統(tǒng)相核對；

3、負(fù)責(zé)公司費(fèi)用的核算，認(rèn)真審核相關(guān)費(fèi)用單據(jù)。并按部門歸集、分配各項(xiàng)管理費(fèi)用，編制各部門費(fèi)用明細(xì)表，定期進(jìn)行縱向分析；

4、負(fù)責(zé)公司往來債權(quán)債務(wù)賬目的定期檢查，包括總分公司往來賬務(wù)的檢查核對，按時(shí)與往來應(yīng)付、應(yīng)收會計(jì)核對明細(xì)賬目；

5、負(fù)責(zé)公司的'成本結(jié)算及管理；

6、負(fù)責(zé)公司的稅務(wù)審計(jì)工作；

7、完成會計(jì)經(jīng)理安排的其它工作。

會計(jì)基礎(chǔ)之會計(jì)檔案

1、會計(jì)檔案的內(nèi)容

(1)會計(jì)憑證

(2)會計(jì)賬簿

(3)財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書

(4)其他會計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊

2、會計(jì)檔案的歸檔

各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。

當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管1年。期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會計(jì)部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。

移交單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆裝的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，分清責(zé)任。

3、會計(jì)檔案的保管期限

各種會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。會計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。注意掌握會計(jì)檔案保管期限表

永久保管期限：年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告;會計(jì)檔案保管清冊;會計(jì)檔案銷毀清冊

保管3年的：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告

保管25年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬

保管5年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的固定資產(chǎn)卡片

其余為15年。

08多選：企業(yè)應(yīng)永久保存的是( )。

A、年度財(cái)務(wù)報(bào)告

B、現(xiàn)金日記賬

C、原始憑證

D、會計(jì)檔案保管清冊

答案：AD

4、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制

各單位應(yīng)建立健全會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

5、會計(jì)檔案的銷毀

會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定和審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。

對于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷。由檔案管理部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。