檔案利用要求

有關(guān)單位經(jīng)辦人員要求查閱退休人員檔案，應(yīng)憑單位介紹信和本人工作證，填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由經(jīng)辦人員協(xié)助在閱檔室內(nèi)查閱。

    退休人員檔案一般不準(zhǔn)借出，特殊情況應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，履行登記與核對(duì)手續(xù)后借出并限期歸還。經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)歸還的檔案，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即報(bào)告，并責(zé)成借閱人恢復(fù)檔案原貌直至追究其責(zé)任。

　　抄錄和復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由經(jīng)辦人員核實(shí)無誤并加蓋有“經(jīng)核實(shí)與原件相符”字樣的檔案證明專用章后，與檔案材料原件同效。

檔案利用內(nèi)容

　辦理死亡退休人員的喪葬撫恤費(fèi)和遺屬困難生活補(bǔ)助費(fèi)。

工作流程：先查詢死者的檔案是否托管，已托管的收取相關(guān)資料，沒有托管的也要作好記錄，即死者的姓名、身份證號(hào)碼、死亡日期、是土葬還是火化、退休前的單位、聯(lián)系電話等內(nèi)容后，再告知資格認(rèn)證科、企業(yè)待遇科停發(fā)養(yǎng)老金。

　　死者無供養(yǎng)遺屬的需提供以下資料：

⑴ 火化證原件；

⑵ 火化費(fèi)用發(fā)票原件；

⑶ 退休證原件和復(fù)印件；

⑷ 死者戶口和身份證復(fù)印件；

⑸ 醫(yī)學(xué)死亡證明復(fù)印件；

⑹ 辦理人的聯(lián)系電話；

　　死者有供養(yǎng)遺屬的除了提供和無供養(yǎng)遺屬相同的證件外，還需提供以下資料：供養(yǎng)遺屬的一寸免冠登記照兩張、戶口簿、身份證、戶口所在地社區(qū)證明（內(nèi)容包括遺屬姓名、年齡、住址、與死者的關(guān)系、有無收入來源、是否享受低保）、戶口在異地的需要到當(dāng)?shù)厣绫＞珠_具是否享受養(yǎng)老金的證明。

⑴和死者是夫妻關(guān)系的（其遺屬在死者死亡當(dāng)月女年滿50周歲，男年滿60周歲）需提供結(jié)婚證原件和復(fù)印件核對(duì)無誤后留下復(fù)印件。 

⑵和死者是父子、父女或母子、母女關(guān)系的：需供養(yǎng)遺屬提供身份證和戶口簿原件及復(fù)印件。

在校學(xué)生需學(xué)校提供在校學(xué)生的證明；殘疾人需有當(dāng)?shù)貏趧?dòng)部門提供的完全喪失勞動(dòng)能力的醫(yī)學(xué)鑒定證明。

辦理工傷轉(zhuǎn)退休

工作流程：每年年初到局工傷科打印當(dāng)年工傷轉(zhuǎn)退休的人員名單，將檔案抽出，電話通知本人按月前來申請(qǐng)退休，需要攜帶身份證和戶口復(fù)印件、一寸登記照兩張等材料，填寫《退休人員審批表》（一式四份），本人簽字；攜帶檔案與所有的材料到局養(yǎng)老科審批；再到醫(yī)保處修改狀態(tài)；最后到處企業(yè)待遇科進(jìn)行待遇的計(jì)算，將所辦的材料放入檔案，填寫《退休人員檔案移交表》，編號(hào)上架。

辦理復(fù)查工齡，并做好結(jié)果反饋及相關(guān)解釋工作

工作流程：接待來訪人員，傾聽所反映的問題，要求提交一份書面材料，工作人員進(jìn)行登記，并將材料放入檔案中；每月攜帶檔案到局養(yǎng)老科進(jìn)行復(fù)查，并記錄復(fù)查結(jié)果；整理復(fù)查結(jié)果，通過電話將結(jié)果告知來訪人員。

辦理更改戶籍信息查詢檔案

工作流程：來訪人員出示《退休證》，提供社區(qū)證明并有社區(qū)民警簽章，即可復(fù)印檔案相關(guān)材料。

辦理經(jīng)濟(jì)房及拆遷房事宜查詢檔案

工作流程：憑公證處開具的《查詢函》復(fù)印檔案中親屬關(guān)系、退休審批表等材料。

提供退休人員子女入黨、參軍政審材料

每年5月至6月是高峰期。工作流程：上門政審的憑《介紹信》出具證明材料；來函政審的根據(jù)函件要求弄好后發(fā)函給對(duì)方。

申報(bào)退休人員退休前取得的正、副高級(jí)技術(shù)職稱待遇審批工作。

工作流程：憑《退休證》和《職稱證書》原件，收取復(fù)印件各一份，填寫《退休前被評(píng)為正（副）高職高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱人員調(diào)整待遇申報(bào)表》一式三份，于每月規(guī)定日期內(nèi)將資料報(bào)局養(yǎng)老科進(jìn)行審批并收取一份表格，其中一份交到處企業(yè)待遇審核科進(jìn)行待遇調(diào)整次月享受，一份由中心存檔。

　特殊情況特殊政策，如半工半讀、民辦教師、赤腳醫(yī)生、幼教等。

工作流程：根據(jù)相關(guān)政策，重新審核這部分人員檔案由局養(yǎng)老科進(jìn)行審核，再將更改后的《企業(yè)退休人員審批表》交處企業(yè)待遇審核可進(jìn)行待遇計(jì)算。

提供退休人員落實(shí)軍轉(zhuǎn)干部級(jí)別待遇材料

工作流程：軍轉(zhuǎn)干部辦公室來人，協(xié)助查詢，抽取所需查詢退休人員的檔案；退休人員來訪，登記后每月集中送到局養(yǎng)老保險(xiǎn)科進(jìn)行審核，重新認(rèn)定后填寫《企業(yè)退休人員軍轉(zhuǎn)干部認(rèn)定表》（一式三份），再交到處企業(yè)待遇科進(jìn)行待遇調(diào)整。

提供辦理計(jì)劃生育獎(jiǎng)勵(lì)的退休人員材料

工作流程：憑《退休證》復(fù)印檔案中《退休人員審批表》及《解除勞動(dòng)合同書》。

提供退休人員補(bǔ)辦《退休證》材料

工作流程：退休人員需攜帶本人身份證，復(fù)印《企業(yè)退休審批表》并蓋章，再帶近期登記照一張到局養(yǎng)老科進(jìn)行補(bǔ)辦。

為退休人員醫(yī)療清算提供材料

工作流程：退休人員補(bǔ)交醫(yī)療保險(xiǎn)的，需攜帶本人身份證，復(fù)印《企業(yè)退休審批表》并蓋章，再到醫(yī)保處辦理醫(yī)療清算手續(xù)。

協(xié)助相關(guān)部門，如民政局、醫(yī)保處、教委、公證處等單位查詢檔案。

有的單位出臺(tái)政策，退休人員退休后可以一次性補(bǔ)繳醫(yī)并享受醫(yī)保待遇，需要提供《企業(yè)退休人員審批表》復(fù)印辦理補(bǔ)保手續(xù)；教育、衛(wèi)生等部門為民辦教師，赤腳醫(yī)生、幼教等人員認(rèn)定工齡也要查詢檔案。

其他臨時(shí)性的問題

根據(jù)檔案管理的法律法規(guī)，堅(jiān)持有單位查詢原則，誰需要查詢誰出具《查詢函》，提供相關(guān)材料。