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檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

時間:2022-03-03 作者:中博奧官網(wǎng) 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

首先,可以節(jié)省檔案管理成本。傳統(tǒng)的檔案管理,完全靠人們的手工勞動來實現(xiàn)檔案的存儲、保管和查詢。數(shù)字化管理檔案 改變 了檔 案的載體 ,即把紙質(zhì) 的需人工 閱讀 的檔案變成了計算機閱讀檔案。不僅節(jié)省了保管費用和 占用空間,而且查找起來也非常方便,避免了反復(fù)打印文件資料而造成的紙張和查找人員的浪費。

其次,可以有效實現(xiàn)對檔案原件的保護。我們將原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后,其使用更加安全。特別是年代比較久遠(yuǎn)的珍貴檔案,由于屬于不可再生資源,進行數(shù)字化處理是更好的保護,減少了對檔案原件反復(fù)查詢過程中的損壞。再次,可以提高辦公效率。把傳統(tǒng)的檔案文件資料轉(zhuǎn)化為可存儲的文件信息,能夠做到及時歸檔,并盡快提供利用。通過檔案管理軟件就可以實現(xiàn)文件信息的同步上傳,完成電子文件的歸檔,經(jīng)過管理員授權(quán)后,在管理網(wǎng)絡(luò)的任何一個終端都可以進行同步的閱讀。這樣就會大大節(jié)省查找文件資料的時間,提高辦公效率。最后,可以防止檔案資料被篡改。與紙質(zhì)檔案不同,電子檔案以PDF、JPG、TIF等文件格式存在,具有不可修改的優(yōu)點,能有效防止檔案資料被篡改,更加有效地保證了檔案的真實性。

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