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人力資源與社會保障局文件歸檔整理中應(yīng)注意的幾個問題

時間:2022-03-28 作者: 2021年09月11日 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

人力資源與社會保障局文件歸檔整理中應(yīng)該注意以下幾個問題:

文件裝訂順序

歸檔文件材料修整完畢,需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,固定文件頁次,防止文件張頁丟失,便于歸檔后保管和利用的作用。

裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉(原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋3衷b訂不動)。

其次必須對它們進行排序。順序如下:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前,來文在后。漢文本在前,少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后。有文件處理單的,一般放在最后;但如果已粘貼牢固的可放在最前面,這樣可以作為首頁加蓋歸檔章,從而更好地保護正本的原始面貌。

再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊,便于將來翻閱利用。一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左、下側(cè)對齊。(建議管理文件類采用左側(cè)裝訂,污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜)

裝訂以“件”為單位進行,對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定,一般采用不銹鋼訂書釘裝訂,如文件太厚,則建議采用三孔一線。

裝訂要求:裝訂用品必須是對歸檔文件無害,不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護文件的原始面貌。

歸檔文件排列順序

歸檔文件的排列以“事由”為原則,即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事,或一個具體的問題,或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
1.以年度為界線,按照年度—保管期限相對集中排序。(1)由全宗單位檔案室集中整理歸檔的,一個保管期限從1開始編一個大流水號;(2)由全宗單位內(nèi)各部門(即機構(gòu))分別整理歸檔的,每個部門(即機構(gòu))內(nèi)按保管期限分別編三個小流水號。
2.保管期限,按問題和內(nèi)容確定保管期限;按永久、長期/30年、短期/10年的順序依次編排。
3.同一事由形成的文件排序按照文件的生成時間順序序依次排列。

裝盒時應(yīng)注意以下問題


1.應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體(即盡量放滿檔案盒),豎立放置時不至于使文件彎曲受損。
2.按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。
3.不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
4.不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
5.由全宗單位內(nèi)各部門(即機構(gòu))整理歸檔的,不同部門(即機構(gòu))的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。
6.一件文件(如講稿、書稿)太厚,一個平常的檔案盒裝不下,可根據(jù)文件厚度,選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。

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