做檔案數字化的時候很多單位或企業(yè)關心自身情況下數字化建設需要多長時間，工期問題主要由以下3個因素決定：

1、紙質檔案數量。

2、投入做數字化的人數。

3、數字化設備的專業(yè)程度和操作人員的熟練度。

一  

紙質檔案數量  

       首先要預估本單位需要進行檔案數字化的范圍、數量以及檔案類型，明確哪些需要數字化哪些不需要數字化，可根據歸檔范圍進行梳理。數量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進行初步估算，如不便于分類可根據紙質檔案存儲方式進行粗略估算，是柜、是箱或是密集架，每個單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案中介服務機構幫助單位進行數量的估算。

二  

投入做數字化的人數  

      1、如果單位檔案量較小，且有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進行數字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如數字化格式批量轉換、數據掛接，數據系統(tǒng)上傳等專業(yè)程度較高的環(huán)節(jié)，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

      2、如果檔案量較大，有條件的單位可有計劃地進行檔案數字化外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務機構（檔案備案類型需要包含檔案數字化）來進行集中統(tǒng)一作業(yè)，相比之下會體現出很多優(yōu)勢如:

1. 減少單位在資金、人力上的投入；

2. 對單位的檔案可做到統(tǒng)一數字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大的減少了單位檔案數字化的工作難度，保質保量地完成數字化工作；

3. 選擇專業(yè)項目團隊，管理有序，分工明確，責任到人；減少勞動爭議所帶來的麻煩。

4. 檔案中介服務機構服務質量參差不齊，需要單位擦亮雙眼，選擇有資質的機構，金額較大的，需要進行招標，公開公正的選擇資質符合要求的機構。

三  

數字化設備的專業(yè)程度和操作人員的熟練度  

    數字化設備的選擇，具體要根據紙質檔案紙張情況、紙張規(guī)格進行選擇。

    紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠，特別是稿紙或已經泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設備。

    紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程圖紙，一般選用圖紙專用的掃描儀。掃描加工設備的專業(yè)程度和操作熟練度也會大大影響檔案檔案數字化的時間進程。