教育系統(tǒng)、高校檔案整理及檔案數(shù)字化的優(yōu)化要做到以下兩點(diǎn)：

 (1)擴(kuò)大檔案的收集范圍。在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之后，傳統(tǒng)高校檔案管理工作中“歸檔范圍”的概念，已經(jīng)不再適用于當(dāng)下的高校檔案管理工作實(shí)際。如今，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，無論是招生數(shù)據(jù)、教學(xué)數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)，還是管理活動(dòng)中形成的各種數(shù)據(jù)都可以被收集和保存下來，都可以被歸檔。所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的檔案范圍已經(jīng)得到了明顯的拓寬，很多以往受限于歸檔范圍、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)成本等無法被視為檔案的資料，如今都可以作為檔案保存下來。相應(yīng)的，在構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)資源庫時(shí)就要注意擴(kuò)大檔案的收集范圍，盡可能做到各種檔案數(shù)據(jù)和資料的應(yīng)收盡收。例如：在以往的高校檔案管理工作中，受限于存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)成本，郵件、錄音、視頻等資料作為檔案進(jìn)行歸檔保存的難度比較高，局限比較多，如今由于有了大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持都可以便捷地保存下來。那么這部分?jǐn)?shù)據(jù)和資料，就都應(yīng)該被視為檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔，并進(jìn)行無限期的保存。

 (2)重視與高校、教育系統(tǒng)其他部門之間的數(shù)據(jù)共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之前，高校檔案管理部門的數(shù)據(jù)，與學(xué)校其他部門的數(shù)據(jù)之間往往是相互割裂的，形同于一個(gè)一個(gè)的“信息孤島”，既無法共享，也不利于數(shù)據(jù)價(jià)值的最大化。但是，大數(shù)據(jù)時(shí)代到來之后，高校檔案管理部門與學(xué)校其他部門之間的數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為可能，只要制定了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了各部門元數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)交換格式等方面的要求，就可以打破各個(gè)部門之間的信息壁壘，通過不同部門之間的信息共享，為高校檔案數(shù)據(jù)資源庫的構(gòu)建提供便利。因此，構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)資源庫時(shí)，一定要重視與學(xué)校其他部門之間的數(shù)據(jù)共享。