明確職責分工。文件形成部門負責收集、整理、著錄和移交歸檔等；檔案部門負責制定錄音錄像檔案管理制度，指導文件形成部門按要求做好相關工作，同時負責檔案的接收、保存、保管、利用、統(tǒng)計、移交等；信息化部門負責為相關部門配備相應的網絡基礎設施，對電子檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱“管理系統(tǒng)”）建設、落實安全防護等提供整體技術支持；保密部門負責監(jiān)督涉密檔案的保密管理。

以電子文件管理為主線開展數字和傳統(tǒng)載體錄音錄像檔案工作。一是原則上從收集到移交全過程，各項管理工作都要圍繞電子文件、依托管理系統(tǒng)展開；要建立相適應的檔案管理制度、網絡基礎設施，通過網絡安全等級保護或分級保護統(tǒng)籌落實電子文件的安全防范工作。二是以P2卡、光盤、各類磁帶等可脫機原始載體生成文件的，文件形成部門要將其轉換為電子文件后再予以收集；原始載體是否歸檔由文件形成部門自行決定，歸檔前后的管理可參照離線備份載體管理要求執(zhí)行。