隨著信息化的發(fā)展，檔案在我們的工作和生活中司空見(jiàn)慣，各行各業(yè)都存在不同的檔案文件和資料。紙質(zhì)版的檔案文件不易保存，不易查詢(xún)，還涉及到損壞、丟失、篡改等諸多風(fēng)險(xiǎn)，所以，做好檔案的電子化管理，已經(jīng)成為當(dāng)前及未來(lái)檔案管理工作的必然選擇。那么檔案的電子化管理需要哪些條件呢？

一、硬件設(shè)備

需要配備至少一臺(tái)運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)服務(wù)器，如果檔案材料較多，存儲(chǔ)量巨大，可能要配備多臺(tái)服務(wù)器。另需配備至少一臺(tái)高速掃描儀，如果檔案材料中包含老舊的紙張（如人事檔案中的年份較久的材料），還需要配備一臺(tái)平板掃描儀，因?yàn)槔吓f的紙張是不能使用高速掃描儀掃描的，只能使用平板掃描儀掃描。還需要配備一臺(tái)打印機(jī)，因?yàn)闄n案管理工作中隨時(shí)需要打印一些資料，除了檔案本身需要打印之外，還需打印檔案盒的標(biāo)簽，檔案目錄材料等等。

二、軟件系統(tǒng)

需要配備一套檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)分為兩大類(lèi)：一類(lèi)是專(zhuān)門(mén)針對(duì)人事檔案的人事檔案管理系統(tǒng)，還有一類(lèi)是針對(duì)文書(shū)檔案的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，如果要細(xì)分的話(huà)，還包含了建筑類(lèi)檔案、國(guó)土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)類(lèi)檔案等等，這些不同行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)會(huì)有不同行業(yè)的特色和風(fēng)格，但總體功能是一致的：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)與管理。

三、人員組織與管理

檔案的掃描工作是一項(xiàng)工作量巨大的工程。除一個(gè)總的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人外，還要根據(jù)工作量的大小配備多名材料整理人員和錄入人員?，F(xiàn)在很多單位檔案管理的專(zhuān)職人員很少，也抽不出其他人員來(lái)做這項(xiàng)工作，所以大多選擇外包給其他專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)來(lái)做。

四、工作流程

檔案電子化的工作流程大致如下：

1、檔案材料清點(diǎn)、簽字出庫(kù)。

2、檔案拆檢，并按規(guī)定進(jìn)行整理。

3、檔案批量掃描。

4、檔案掃描圖像處理。即對(duì)掃描的原圖進(jìn)行糾錯(cuò)、糾偏、高清等處理；如發(fā)現(xiàn)漏掃的及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃。

5、基本信息錄入及上傳圖片。即把檔案的基本信息如檔案編號(hào)、名稱(chēng)、錄入時(shí)間、頁(yè)數(shù)、目錄信息等錄入系統(tǒng)；然后上傳相關(guān)的檔案掃描圖片，形成完整的電子檔案。

6、檔案裝訂。完成電子化的檔案就可以按順序放置整齊，然后按規(guī)定裝訂好。

7、檔案清點(diǎn)、簽字入庫(kù)。入庫(kù)的檔案必須按照出庫(kù)單逐一清點(diǎn)，不能出現(xiàn)遺漏。

五、質(zhì)量要求與驗(yàn)收

電子化的檔案材料必須滿(mǎn)足以下要求：

1、掃描的圖像文件與原件一致并清晰可辯，不存在錯(cuò)、漏、模糊不清的情況；

2、在系統(tǒng)中可隨意瀏覽、查詢(xún)檔案材料；

3、掃描后的檔案材料整理裝訂整齊；原始檔案必須完整歸檔。