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近年來,檔案工作在各企事業(yè)單位的發(fā)展中占據(jù)越來越重要的地位,檔案電子化、數(shù)字化、系統(tǒng)化進程快速推進,在管理“數(shù)字檔案”、“電子檔案”的過程中,也多是通過檔案管理系統(tǒng)進行管理和查找利用。那么檔案管理系統(tǒng)功能都需要具備哪些,才能滿足各企事業(yè)單位在檔案管理中的實際需要呢?接下來,我們對檔案管理系統(tǒng)功能介紹。
檔案管理系統(tǒng)功能介紹
電子檔案的預歸檔管理
1、文件管理:包括對文件的等級,文件模板定義以及字段代碼的維護,可以對報表進行維護,設(shè)置排序規(guī)則。
2、文件報表打?。涸O(shè)置各種打印條件,輸出滿足用戶需求的各種報表。
3、查詢借閱:包括文件檢索,檔案產(chǎn)尋借閱登記,借閱管理??蓪崿F(xiàn)跨庫檢索。
4、文件統(tǒng)計:可以對檔案庫選擇統(tǒng)計方式,并能數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果,并以表格或圖表的形式顯示。
以上是檔案管理系統(tǒng)功能的基本功能,下邊對檔案管理系統(tǒng)中的立卷歸檔管理。
檔案管理系統(tǒng)中的立卷歸檔管理
1、文件立卷:可以按照問題、機構(gòu)、保管期限等角度進行立卷,并和進行手工調(diào)整,自動生成檔號、流水號等信息。
2、立卷方式:選擇立卷方式,以及組建模式等。
檔案管理系統(tǒng)功能中的檔案管理
1、檔案管理:包括檔案著錄,檔案模板定義,檔案庫管理等。著錄可以選擇列表或者卡片方式,自動定義檔案著錄項。
2、打印處理:提供多種檔案常用報表模板,案卷目錄,卷內(nèi)文件目錄,案卷封面,卷內(nèi)備考表,分類目錄,總目錄及全引目錄等。
3、檔案利用:可提供在線查檔、網(wǎng)上預約維護、跨庫跨類檢索,檔案利用模板設(shè)計以及檔案利用查詢借閱登記。
4、檔案統(tǒng)計:可通過excel指定好統(tǒng)計格式模板,導入檔案系統(tǒng)。
5、鑒定銷毀:對檔案銷毀模板可自定義,對檔案銷毀單進行登記,銷毀檔案數(shù)據(jù)的管理。
6、檔案編研:自定義編研庫及分類,對檔案可進行編研整理,編研后形成完成的專題庫并可發(fā)布利用。
檔案管理系統(tǒng)功能中的高級管理
1、系統(tǒng)維護:定義機構(gòu),主題詞、分類庫、索引維護以及全宗設(shè)置。
2、權(quán)限管理:根據(jù)不同用戶角色設(shè)置不同的用戶權(quán)限。
3、數(shù)據(jù)管理:數(shù)據(jù)導入導出,數(shù)據(jù)備份恢復。
4、日志管理:包括系統(tǒng)日志、網(wǎng)頁查詢?nèi)罩疽约皩Ω魅罩镜慕y(tǒng)計。
以上是對檔案管理系統(tǒng)功能的簡單講解,主要是對檔案預歸檔、檔案立卷管理比較重要。,在實際工作中也要根據(jù)檔案類型、檔案管理內(nèi)容等,也影響檔案管理系統(tǒng)功能具體的需求,進行規(guī)劃和再次開發(fā),以滿足不同階段,對檔案管理系統(tǒng)的不同需求。