我們國家的檔案界使用“利用原基礎”進行檔案整理及數字化加工，這是多年來實踐證明比較貼近實際的一種方法，它具體包含兩方面的內容：

充分地重視和利用先前的整理及數字化基礎，以確定檔案整理及數字化的任務和要求。凡是已經進行過整理及數字化的檔案，只要有規(guī)可循，有目可查，就應該盡量保持原有的管理體系，切忌輕易打亂重整。原來不夠合理的部分，可適當調整或通過編制檢索工具等一系列的措施進行補救。

要充分研究和利用原先的整理及數字化成果，不要輕易改變原來整理和保存的歷史面貌。檔案原有的整理及數字化狀況反映著一定時期檔案的整理水平與特點，應該注意分析和研究。對于它合理的部分應該適當的吸收和保留，即使原來整理錯誤的地方，也要經過認真研究后，再給予糾正。

檔案整理及數字化加工流程

檔案出庫：檔案調取、清點、登記，提交檔案出庫申請，履行出庫交接手續(xù)。

預整理（檔案梳理）：甄別材料完整性，并登記存在的問題，形成干檔案查缺單。

檔案鑒別：鑒別工作的內容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。

分類：根據其內容特征分類：

排序與編號：將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內容的內在聯系排列順序，并編寫類號、順序號，以及頁碼。

檔案鑒別（專家）：主要把握姓名、重份檔案、不屬于歸檔范圍的檔案材料。

編目（目錄數據庫建立）：每卷檔案應當編制詳細的檔案目錄，并與檔案材料一一對應。逐份錄入，不多錄、少錄；錄入目錄內容與檔案內容完全一致，不錯錄

數字化前處理：拆除裝訂物、紙面處理等

檔案掃描：根據檔案原件實際情況選擇相應的掃描設備，確保掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

圖像處理：對掃描效果欠佳的圖像進行旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理

數據掛接：借助軟件對數據庫中的目錄數據和與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接；逐條對掛接結果進行檢查

裝訂還原：按裝訂要求進行裝訂還原，盡可能與原件保持一致。

數字化成果驗收與移交：確定驗收方式，對紙質檔案數字化成果包括數字圖像、人事檔案目錄數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等進行逐項驗收。

入庫（排序上架）：按照順序把檔案實體排序上架。

整體預驗收與移交：預驗收對完成的檔案整理及數字化加工進行抽查；做好驗收與移交的相關準備。