隨著我國信息化建設(shè)的蓬勃發(fā)展，建設(shè)數(shù)字檔案室成了各機關(guān)檔案管理部門的工作熱點。今天小編主要從數(shù)字檔案室的含義和數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容兩個方面帶大家認識數(shù)字檔案室建設(shè)。

　　數(shù)字檔案室的含義

　　目前學(xué)界可接受的觀點是將數(shù)字檔案室作狹義和廣義地理解。

　　狹義的數(shù)字檔案室是一種實體和機構(gòu)的概念，代表一種檔案信息環(huán)境和檔案基礎(chǔ) 建設(shè)的構(gòu)建，包括軟硬件系統(tǒng)的設(shè)計和組織。其任務(wù)是室藏檔案數(shù)字化工作，涉及檔案信息的采集、整理、存儲、檢索、傳播等全過程，

　　廣義的數(shù)字檔案室是一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案信息資源的共享系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际浇Y(jié)構(gòu)模式。廣義的數(shù)字檔案室可以理解為一個由眾多檔案資源庫、檔案信息資源處理中心構(gòu)成的數(shù)字檔案室群，是一個信息空間，遵循的共同協(xié)議存儲和利用檔案信息資源的，目的是數(shù)字化檔案信息的共享，是數(shù)字檔案室建設(shè)的高級階段。

　　要理解這個概念還有注意以下幾個方面：

　　1.數(shù)字檔案室不是簡單地對室藏資源進行數(shù)字化，而是一種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式。除了室藏資源的數(shù)字化之外，它還包括與之相適應(yīng)的管理手段、職能實現(xiàn)與服務(wù)方式的數(shù)字化?！皵?shù)字”一詞強調(diào)的是這種新型檔案室在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中所處的數(shù)字化生存狀態(tài)和環(huán)境。

　　2.數(shù)字檔案室不是簡單地檔案室（室）工作的計算機自動化，而是包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機輔助設(shè)計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。

　　3.數(shù)字檔案室不是簡單意義上的在傳統(tǒng)檔案室基礎(chǔ)上開通網(wǎng)站，而是一個與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計算機工程、信息組織工程有著密切聯(lián)系的系統(tǒng)工程。它涉及到一系列標準規(guī)范及法規(guī)的制定與推行、軟硬件基礎(chǔ) 建設(shè)構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字資源建設(shè)、人才隊伍培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，具有深層次的功能。

　　4.數(shù)字檔案室不是封閉的檔案室信息網(wǎng)絡(luò)，而是由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的具有強大服務(wù)功能的跨機構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，它在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中為用戶建立起一個更廣闊的、更開放的信息共享平臺。

　　數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容

　　數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ) 建設(shè)建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實施。數(shù)字檔案室建設(shè)主要包括：

　　1.按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應(yīng)未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案室各項管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ) 建設(shè)。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ) 建設(shè)進行數(shù)字檔案室基礎(chǔ) 建設(shè)建設(shè)。

　　2.開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡(luò)化。

　　3.嚴格遵循標準規(guī)范，全面進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4.根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運行順暢。

　　5.加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進人オ，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運行儲備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識管理的人才。

　　歸納來說，數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ) 建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系四項基本建設(shè)。

　　一、基礎(chǔ)建設(shè)

　　完善的基礎(chǔ) 建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ) 建設(shè)建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ) 建設(shè)、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ) 建設(shè)進行數(shù)字檔案室基礎(chǔ) 建設(shè)建設(shè)，已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ) 建設(shè)的，要按照數(shù)字檔案室建設(shè)要求進行適當調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對基礎(chǔ) 建設(shè)提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責。

　　二、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

　　從現(xiàn)實看，應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開發(fā)設(shè)計，管理對象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對簡單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設(shè)計思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。

　　數(shù)字檔案室要求參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 29194-2012)，設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴展困難、體驗較差，應(yīng)用系統(tǒng)能夠靈活擴展、簡單易用也是非常必要的。

　　三、數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重。《指南》不是從電子文件管理流程的角度規(guī)范數(shù)字檔案資源，而是通過規(guī)范電子文件命名(檔號編制)、文件格式與品質(zhì)、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵要素實現(xiàn)對電子文件的規(guī)范管理。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》推薦使用檔號為電子文件統(tǒng)一命名。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，檔號體現(xiàn)整理規(guī)則，是反映電子文件之間有機結(jié)構(gòu)和歷史聯(lián)系的一條重要紐帶。不同門類的電子文件無論處在哪個管理流程、存儲于哪個邏輯位置，都能通過檔號簡單區(qū)分并明確相互關(guān)系。

　　(2)文件格式與品質(zhì)

　　文件格式是關(guān)系電子文件長期保存的重要因素，也是保障電子文件真實、完整、可靠與可用的重要指標。文件品質(zhì)雖然與電子文件長期保存關(guān)系不大，但直接反映電子文件的質(zhì)量，并與電子文件的開發(fā)、利用關(guān)系密切。《指南》對文書、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規(guī)定，并結(jié)合實戰(zhàn)經(jīng)驗確定了照片、錄音、錄像品質(zhì)的最低要求。

　　(3)元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。到目前為止，元數(shù)據(jù)仍然是保障電子文件真實性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同數(shù)字簽名、時間等技術(shù)相比，元數(shù)據(jù)對運行系統(tǒng)或第三方支持依賴性不強，在后續(xù)費用上也有相當?shù)膬?yōu)勢，因而對電子文件長期保存來說意義重大。除此之外，完善的元數(shù)據(jù)信息量大，能為電子文件的開發(fā)和利用提供無限的可能，有助于創(chuàng)造性發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用。

　　目前檔案行業(yè)只有文書類、照片類兩項元數(shù)據(jù)規(guī)范，《指南》結(jié)合各地實踐還提出了錄音、錄像的基本元數(shù)據(jù)項目，具體執(zhí)行時可以以此為參考制定本地的元數(shù)據(jù)方案。如有新的元數(shù)據(jù)國家或行業(yè)標準發(fā)布，也可以直接對照適用。考慮到實現(xiàn)可能性，《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的最低數(shù)量，既便于操作又留足余地。

　　(4)電子文件歸檔范圍和保管期限

　　數(shù)字檔案室目前沿用傳統(tǒng)檔案歸檔范圍和保管期限，但考慮到電子文件數(shù)量增加對成本影響相對較少，可以考慮適當調(diào)整電子文件歸檔范圍與保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般參照傳統(tǒng)整理方法進行整理，如有適用電子文件整理的國家、行業(yè)標準，應(yīng)當優(yōu)先按照該標準執(zhí)行。比如文書類電子文件的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)劃》(DA/T22-2015)執(zhí)行。

　　(6)版面格式要求

　　版面格式要求是針對文書類電子文件提出的獨有要求。強調(diào)版面格式的意義在于一方面可以在一定程度上繼承、延續(xù)紙質(zhì)檔案的可信性，另一方面也可以借助規(guī)范、嚴謹?shù)霓k公自動化流程保障電子文件的真實性。

　　四、保障體系建設(shè)

　　保障體系建設(shè)包括經(jīng)費、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案室建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運行的經(jīng)費，需要既通曉信息技術(shù)，又懂信息資源管理、知識管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應(yīng)急處置等各項內(nèi)容的制度要求，要有計劃、有步驟地加以解決。單就人才建設(shè)來說，應(yīng)先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門協(xié)作機制，以部門協(xié)作彌補人才的不足，從長遠來說，就要加大人才建設(shè)力度，通過培訓(xùn)或引進人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分，與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進，需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進步，不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開展其他建設(shè)的條件去對待。

　　今天關(guān)于數(shù)字檔案室的建立內(nèi)容就分享到這里了，希望今天的分享能幫助到大家。