數(shù)字檔案室建設(shè)指南的數(shù)字檔案資源應(yīng)包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等，若條件成熟，公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等門類的電子檔案也應(yīng)作為數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容。

　　數(shù)字檔案室建設(shè)指南

　　1、基本要求

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)的基本要求是齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　1.1齊全完整性要求

　　歸檔保存的數(shù)字檔案資源門類應(yīng)齊全、完整，各門類電子檔案或數(shù)字副本應(yīng)齊全、完整，能夠系統(tǒng)反映本單位履行主要職責(zé)的過(guò)程；關(guān)于同一事由的往來(lái)文件以及文件的組件應(yīng)齊全、完整，文件之間的有機(jī)聯(lián)系得以保存；各門類電子檔案內(nèi)容信息處于原始狀態(tài)，基本元數(shù)據(jù)齊全、完整。

　　1.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性要求

　　數(shù)字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）、《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求；應(yīng)參照國(guó)家或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置、捕獲電子檔案元數(shù)據(jù)，推薦采用包括文件實(shí)體、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體在內(nèi)的多實(shí)體元數(shù)據(jù)方案，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動(dòng)捕獲為主、手工著錄為輔。

　　2、數(shù)字檔案資源命名規(guī)則

　　應(yīng)采用檔號(hào)或唯一標(biāo)識(shí)符為數(shù)字檔案資源命名。采用檔號(hào)為數(shù)字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）編制檔號(hào)，推薦增設(shè)檔案門類代碼作為類別號(hào)的子項(xiàng)；若以件為單位整理，檔號(hào)可采用“全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)·子件號(hào)”結(jié)構(gòu)。具體編制方法如下。

　　1）全宗號(hào)：用四位代碼標(biāo)識(shí)，按照《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T13-1994）編制。

　　2）檔案門類代碼·年度：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)的門類代碼分別為“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）和國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄執(zhí)行。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。當(dāng)形成年度無(wú)法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說(shuō)明。

　　3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。采用其他保管期限的，也應(yīng)使用其相應(yīng)縮寫代碼。

　　4）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼采用3位漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)，如辦公室可用“BGS”標(biāo)識(shí)。