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《機關(guān)檔案管理規(guī)定》要求,“機關(guān)的全部檔案應(yīng)當集中、統(tǒng)一管理。機關(guān)檔案管理應(yīng)當維護檔案的真實、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)”。蘭臺檔案整理服務(wù)公司簡介明確了機關(guān)檔案管理的基本原則、基本要求和基本目標。
蘭臺檔案整理服務(wù)公司簡介
一、基本原則
機關(guān)檔案管理的基本原則是集中、統(tǒng)一管理。這項原則源自《機關(guān)檔案工作條例》的集中統(tǒng)一原則,但在表述上更加清晰明確,即:一要集中管理,二要統(tǒng)一管理。
所謂集中管理,是指對屬于國家規(guī)定的應(yīng)當歸檔的文件材料,必須按照規(guī)定向本單位檔案機構(gòu)進行移交,進行集中保存和管理,以達到集約管理、節(jié)省成本的目的。在實踐中,確實存在檔案實體在一定時期內(nèi)分散管理的現(xiàn)象,比如會計檔案、科技檔案等需要按照國家規(guī)定、工作進度及利用需求等,在相應(yīng)部門留存一定時間,但這與集中管理原則并不矛盾。所以,集中管理不是無規(guī)則、機械的集中,而是在滿足國家規(guī)定及工作實際需要的前提下進行的集中。從實現(xiàn)檔案管理的目的來說,強調(diào)集中管理,除了物理集中外,還應(yīng)強調(diào)管理責任的轉(zhuǎn)移和管理權(quán)的集中,更應(yīng)關(guān)注信息的集中。
所謂統(tǒng)一管理,是指機關(guān)檔案管理應(yīng)當統(tǒng)一歸口,由機關(guān)檔案部門制定統(tǒng)一的檔案管理原則、方法和要求,對各個門類檔案的收集對象、整理方法、保管保護、歸屬流向等重要內(nèi)容進行約束規(guī)范,避免各行其是。
二、基本要求
機關(guān)檔案管理的基本要求是維護檔案的真實、完整、可用和安全,即通常所稱的“四性”。將“四性”確定為機關(guān)檔案管理的基本要求,一是由于機關(guān)檔案中電子檔案的比重越來越大,因而在檔案管理要求上需要認真考慮電子檔案管理需求;二是“四性”與完整、準確、系統(tǒng)、安全等傳統(tǒng)檔案管理要求在本質(zhì)上是一致的,而且“四性”對于傳統(tǒng)載體檔案管理來說同樣具有啟發(fā)和借鑒意義。
1.真實
“真實”強調(diào)檔案的形成應(yīng)當遵循相關(guān)的管理辦法和流程,并且全過程都在受控的環(huán)境中進行,檔案內(nèi)容、版面結(jié)構(gòu)和形成背景未被篡改。比如,無論紙質(zhì)公文、電子公文都需要按照公文辦理規(guī)定的程序、要求完成并歸檔。
2.完整
“完整”強調(diào)檔案應(yīng)當齊全完整,檔案門類、卷(件)構(gòu)成、文件構(gòu)成要素等各個層面都要保證齊全。比如,件內(nèi)文件正本、發(fā)文稿紙、定稿等要齊全,正本的正文、附件都要齊全等。
3.可用
“可用”強調(diào)的是文件能夠被定位查找、檢索、呈現(xiàn)或理解。所以,要按照規(guī)范進行組件或立卷,保持文件之間聯(lián)系,進行必要的著錄,編制檢索工具,并采用適當?shù)奈臋n格式等。
4.安全
“安全”強調(diào)要為檔案提供安全可信賴的環(huán)境,保證檔案實體安全和信息安全。
三、基本目標
機關(guān)檔案管理的基本目標是便于檢索、利用和開發(fā)。這一目標提出了兩個要求。
1.機關(guān)檔案管理要便于檢索,要以方便檢索為導(dǎo)向。檔案檢索是對檔案信息進行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進行查找的工作,是開展檔案利用服務(wù)的必要條件,是開發(fā)信息資源的重要手段。要在檔案管理中貫徹“簡化整理、深化檢索”理念,積極開展機關(guān)檔案信息化建設(shè),為檢索提供便利。
2.機關(guān)檔案管理要便于利用和開發(fā)。檔案的利用和開發(fā)是檔案管理工作永恒的主題,是實現(xiàn)檔案自身價值的根本途徑,也是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需要。只有通過利用和開發(fā),把原始的、分散的、蕪雜的檔案材料通過分析、整理、歸納、加工,從中提煉出真正對工作有用的內(nèi)容,才能真正發(fā)揮檔案的憑證、參考、研究等方面的作用,才能真正把“靜態(tài)檔案”變成“動態(tài)信息”,機關(guān)檔案管理的意義才能充分體現(xiàn)出來。