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機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,那么,銀川檔案整理公司如何做好檔案文件的歸檔整理工作呢?
銀川檔案整理公司
01將全部文件收集起來
文件歸檔工作是按一定周期進(jìn)行的,可能是一年,也可能是一個(gè)季度,因此進(jìn)行歸檔工作時(shí),首先要以年或者季度為單位,將所有文件收集齊全,確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。
02按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選
一般來說,沒有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無需保存,此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀,剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。
03劃分類別和級(jí)別
篩選工作完成后,檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類,再按照上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列,無法劃分級(jí)別的文件,可酌情與本部門文件并列歸檔。
04確定保管期限
凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件,均需要永久保存,其余歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長(zhǎng)及相關(guān)規(guī)章制度來預(yù)留足夠的保管期限,不可過早銷毀。
05修繕文件內(nèi)容
對(duì)于文件中存在的疏漏或損毀等情況,檔案管理人員需要咨詢文件來源處的同事,獲取正確內(nèi)容并對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪,另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。
06對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)
檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個(gè)基本單位,再按照類別、級(jí)別和時(shí)間裝訂成一個(gè)二級(jí)單位,然后用歸檔章編號(hào)。
07裝盒并編制檢索目錄
按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄,文件依次裝盒,規(guī)范填寫檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào),編號(hào)要統(tǒng)一連貫,最后匯總所有文件目錄,方便后期快速查閱檔案。
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