數(shù)字檔案館建設(shè)遵循數(shù)字檔案館的組成結(jié)構(gòu)，依照“自下而上”的建設(shè)順序，其應用、服務建設(shè)是核心。

　　以網(wǎng)絡基礎(chǔ)示例，一般分為檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡和電子政務網(wǎng)絡，安全起見，網(wǎng)絡間的“物理隔離”必須考慮。數(shù)字檔案館網(wǎng)絡設(shè)備及用戶群包括辦公自動化及應用服務器集群、客戶端、數(shù)據(jù)庫和應用群集，數(shù)字檔案室網(wǎng)絡設(shè)備及用戶群包括進館單位用戶、VPN網(wǎng)絡部分、Web服務器、數(shù)據(jù)庫和應用群集、備份服務器等。

　　硬件基礎(chǔ)共有數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡設(shè)備、存儲設(shè)備、輸出設(shè)備四類，優(yōu)秀的數(shù)字檔案館必須支持海量存儲的檔案資源數(shù)據(jù)庫和支持大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問服務管理系統(tǒng)。數(shù)字化設(shè)備包括計算機、掃描儀、數(shù)碼相機，網(wǎng)絡設(shè)備包括交換機、防火墻、路由器，存儲設(shè)備包括磁盤陣列、移動硬盤、光盤磁帶，輸出設(shè)備包括彩色打印機、播放器。

　　智慧檔案館建設(shè)的基本思路

　　01滿足檔案長期保存和長期增長的需求

　　《檔案館建設(shè)標準》第二章規(guī)定，新建檔案館規(guī)模應滿足現(xiàn)存和今后30年應進館檔案、資料的數(shù)量之和的需求；

　　02、滿足檔案存儲安全和存儲環(huán)境的需求

　　《檔案館安全風險評估指標體系》指出，應遵循安全第一、預防為主、突出重點的原則，從館庫安全、設(shè)施設(shè)備安全、檔案實體安全、檔案信息安全、和人員安全等方面著手，最大限度的確保檔案安全（檔案庫房十防和數(shù)字檔案系統(tǒng)十防）；

　　03、滿足數(shù)字檔案館建設(shè)和測評的需求

　　《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提出，數(shù)字檔案館是指各級各類檔案為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用的需求，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對數(shù)字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理、服務和利用的信息集成管理系統(tǒng)。是一項長期的工作任務，需要達到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的要求；

　　04、滿足發(fā)展綠色智慧檔案館的需求

　　《檔案庫房技術(shù)管理》第六章指出，智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館進化發(fā)展的高級形態(tài)，要與四大核心技術(shù)融合：與智能樓宇的融合、與物聯(lián)網(wǎng)的融合、與云計算融合、與大數(shù)據(jù)融合；

　　智慧檔案館主要建設(shè)內(nèi)容

　　01、檔案庫房的建設(shè)

　　實體檔案存儲空間、環(huán)境和保障體系的建設(shè)，從庫房類型、庫房空間、檔案裝具、檔案庫房十防建設(shè)（防有害氣體、防非法入侵、防火、防潮、防水、防塵、防有害微生物、防鼠、防高溫、防強光）、監(jiān)管控平臺及保障體系建設(shè)等方面入手，建設(shè)安全、可靠、充足的檔案庫房；

　　02、數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)

　　基于三網(wǎng)平臺的數(shù)字化檔案收集、管理、存儲、利用業(yè)務體系建設(shè)，依據(jù)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)評測辦法》，從主機房、三網(wǎng)平臺、業(yè)務系統(tǒng)、管理體系、利用通道、數(shù)字化加工、檔案資源體量和管理等方面入手，打造可以滿足社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求的高效數(shù)字化檔案系統(tǒng)；

　　03、服務、業(yè)務、技術(shù)用房建設(shè)

　　服務用房：

　　公共場所：服務大廳、接待室、查閱登記室、目錄室、休息室

　　閱覽服務：開放檔案閱覽室、未開放檔案閱覽室、微縮檔案閱覽室、音像檔案閱覽室、現(xiàn)行文件閱覽室、現(xiàn)行文件保管室

　　展覽區(qū)域：展覽廳、報告廳

　　業(yè)務和技術(shù)用房：

　　中心控制室：調(diào)度指揮中心、監(jiān)控中心、消控室

　　接收檔案用房：接收室、除塵室、消毒室

　　整理編目用房：整理室、編目室、修史編志室、展覽加工制作室、出版發(fā)行室

　　保護技術(shù)用房：去酸室、理化試驗室、檔案有害生物防治室、裱糊修復室、裝訂室、仿真復制室

　　翻拍洗印用房：翻拍室、沖洗室、印像放大室、水洗烘干室、翻版膠印室，其中翻拍室和沖洗室可與縮微用房的縮微攝影室和沖洗處理室合用

　　微縮技術(shù)用房：資料編排室、縮微攝影室(分大型機室和小型機室)、沖洗處理室、配藥和化驗室、質(zhì)量檢測室、校對編目室、拷貝復印室、放大還原室、備品庫

　　音像檔案技術(shù)用房：音像檔案技術(shù)處理室、編輯室

　　信息化技術(shù)用房：中心機房、電子檔案接收室、電子文件采集室、數(shù)字化用房（數(shù)字化用房由檔案前期處理室、紙質(zhì)檔案掃描室、其他載體檔案數(shù)字化室、數(shù)字化質(zhì)量檢測室、檔案中轉(zhuǎn)室）

　　智慧檔案館建設(shè)目標

　　01、五位一體

　　2009年10月，國家檔案局在上海召開的全國檔案館工作會議上明確提出，下一個十年要“能力把各級國家檔案館建設(shè)成為五位一體的公共檔案館，”實現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展。（檔案安全保管中心、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心）

　　02、萬網(wǎng)業(yè)務平臺

　　《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》面向不同對象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡，構(gòu)建三個服務平臺?；诰钟蚓W(wǎng)、政務網(wǎng)、因特網(wǎng)的檔案收集、管理、存儲、利用業(yè)務平臺，三網(wǎng)物理隔離。

　　03、達到相關(guān)法規(guī)、標準要求，通過國家評測

　　通過國家數(shù)字化檔案館體系測試，力爭達到“國家示范數(shù)字檔案館”標準；通過國家檔案館安全風險評估體系測試。

　　數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括

　　數(shù)字檔案館建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，需要機關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務部門和保密部門共同參與實施。數(shù)字檔案館建設(shè)主要包括：

　　1.按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，建設(shè)適應未來一定時期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案館各項管理與服務需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進行數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

　　2.開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網(wǎng)絡化。

　　3.嚴格遵循標準規(guī)范，全面進行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數(shù)字檔案資源建設(shè)。應用先進技術(shù)和手段，保證數(shù)字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

　　4.根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規(guī)章制度，明確要求和權(quán)限，確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理，保證數(shù)字檔案室運行順暢。

　　5.加大人オ建設(shè)力度，通過培訓或引進人オ，為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運行儲備既通曉信息技術(shù)，又精通信息資源管理、知識管理的人才。

　　歸納來說，數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ)設(shè)施、應用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系四項基本建設(shè)(見圖1-3)。

　　1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵依托機關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

　　已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的，要按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求進行適當調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求，確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責。

　　2.應用系統(tǒng)建設(shè)

　　從現(xiàn)實看，應用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開發(fā)設(shè)計，管理對象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等，功能相對簡單。數(shù)字檔案室的應用系統(tǒng)要求與辦公自動化系統(tǒng)相銜接，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理，并在開發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設(shè)計思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。

　　數(shù)字檔案室要求參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 29194-2012)，設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能。

　　集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠與可用提供首要保障?？紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴展困難、體驗較差，應用系統(tǒng)能夠靈活擴展、簡單易用也是非常必要的。

　　3.數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重?！吨改稀凡皇菑碾娮游募芾砹鞒痰慕嵌纫?guī)范數(shù)字檔案資源，而是通過規(guī)范電子文件命名(檔號編制)、文件格式與品質(zhì)、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵要素實現(xiàn)對電子文件的規(guī)范管理。

　　(1)電子文件命名

　　《指南》推薦使用檔號為電子文件統(tǒng)一命名。在數(shù)字檔案館建設(shè)中，檔號體現(xiàn)整理規(guī)則，是反映電子文件之間有機結(jié)構(gòu)和歷史聯(lián)系的一條重要紐帶。不同門類的電子文件無論處在哪個管理流程、存儲于哪個邏輯位置，都能通過檔號簡單區(qū)分并明確相互關(guān)系。

　　(2)文件格式與品質(zhì)

　　文件格式是關(guān)系電子文件長期保存的重要因素，也是保障電子文件真實、完整、可靠與可用的重要指標。文件品質(zhì)雖然與電子文件長期保存關(guān)系不大，但直接反映電子文件的質(zhì)量，并與電子文件的開發(fā)、利用關(guān)系密切?！吨改稀穼ξ臅?、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規(guī)定，并結(jié)合實戰(zhàn)經(jīng)驗確定了照片、錄音、錄像品質(zhì)的最低要求。

　　(3)元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。到目前為止，元數(shù)據(jù)仍然是保障電子文件真實性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同數(shù)字簽名、時間等技術(shù)相比。

　　元數(shù)據(jù)對運行系統(tǒng)或第三方支持依賴性不強，在后續(xù)費用上也有相當?shù)膬?yōu)勢，因而對電子文件長期保存來說意義重大。除此之外，完善的元數(shù)據(jù)信息量大，能為電子文件的開發(fā)和利用提供無限的可能，有助于創(chuàng)造性發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用。

　　目前檔案行業(yè)只有文書類、照片類兩項元數(shù)據(jù)規(guī)范，《指南》結(jié)合各地實踐還提出了錄音、錄像的基本元數(shù)據(jù)項目，具體執(zhí)行時可以以此為參考制定本地的元數(shù)據(jù)方案。如有新的元數(shù)據(jù)國家或行業(yè)標準發(fā)布，也可以直接對照適用。考慮到實現(xiàn)可能性，《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的最低數(shù)量，既便于操作又留足余地。

　　(4)電子文件歸檔范圍和保管期限

　　數(shù)字檔案室目前沿用傳統(tǒng)檔案歸檔范圍和保管期限，但考慮到電子文件數(shù)量增加對成本影響相對較少，可以考慮適當調(diào)整電子文件歸檔范圍與保管期限。

　　(5)電子文件的整理

　　電子文件一般參照傳統(tǒng)整理方法進行整理，如有適用電子文件整理的國家、行業(yè)標準，應當優(yōu)先按照該標準執(zhí)行。比如文書類電子文件的整理應按照《歸檔文件整理規(guī)劃》(DA/T22-2015)執(zhí)行。

　　(6)版面格式要求

　　版面格式要求是針對文書類電子文件提出的獨有要求。強調(diào)版面格式的意義在于一方面可以在一定程度上繼承、延續(xù)紙質(zhì)檔案的可信性，另一方面也可以借助規(guī)范、嚴謹?shù)霓k公自動化流程保障電子文件的真實性。

　　4.保障體系建設(shè)

　　保障體系建設(shè)包括經(jīng)費、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案館建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運行的經(jīng)費，需要既通曉信息技術(shù)，又懂信息資源管理、知識管理的人才，需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應急處置等各項內(nèi)容的制度要求，要有計劃、有步驟地加以解決。

　　單就人才建設(shè)來說，應先從管理體制入手，建立檔案、信息、技術(shù)部門協(xié)作機制，以部門協(xié)作彌補人才的不足，從長遠來說，就要加大人才建設(shè)力度，通過培訓或引進人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。

　　需要明確的是，保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分，與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進，需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進步，不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開展其他建設(shè)的條件去對待。