江西檔案整理掃描

　　江西檔案整理掃描是指對(duì)江西省內(nèi)的各類檔案進(jìn)行整理和數(shù)字化掃描處理。目的是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便存儲(chǔ)、檢索和利用。江西省是一個(gè)歷史文化悠久的地方，保存著大量的歷史、文化、人文等方面的重要檔案，對(duì)于這些檔案的整理和保護(hù)，意義重大。

　　江西檔案整理掃描需要經(jīng)過以下幾個(gè)步驟：

　　1.收集檔案：收集江西省內(nèi)各類檔案，包括政府機(jī)關(guān)檔案、企事業(yè)單位檔案、社會(huì)組織檔案以及個(gè)人收藏檔案等。

　　2.分類整理：對(duì)收集到的檔案進(jìn)行歸類、整理，確定每份檔案的存放位置和目錄信息。

　　3.數(shù)字化掃描：采用高質(zhì)量掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。

　　4.數(shù)據(jù)整理：對(duì)掃描得到的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，包括文本識(shí)別、圖像處理、元數(shù)據(jù)添加等操作。

　　5.存儲(chǔ)和管理：將數(shù)字化的電子檔案存儲(chǔ)在專業(yè)的數(shù)據(jù)中心中，實(shí)現(xiàn)安全的存儲(chǔ)和管理。

　　江西檔案整理掃描具有重要的應(yīng)用價(jià)值，為江西省的歷史文化保護(hù)和研究提供了有力的支持。

　　江西南昌檔案如何整理

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號(hào)，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號(hào)寫錯(cuò)，重新編號(hào)，對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)褶皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價(jià)值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案，同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識(shí)別：

　　若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對(duì)，校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對(duì)檔案的利用。

　　1鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

　　1.1數(shù)字化是時(shí)代的要求和社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨

　　隨著人類進(jìn)入信息社會(huì)及現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用與迅速發(fā)展，檔案資料數(shù)字化加工與存儲(chǔ)，計(jì)算機(jī)檢索與閱讀、網(wǎng)絡(luò)化傳輸與流動(dòng)是勢(shì)在必行。我局鈾礦地質(zhì)科技檔案按其專業(yè)劃分為地質(zhì)勘查、物化探、水文工程地質(zhì)、測(cè)繪、實(shí)驗(yàn)測(cè)試、探礦工程、資源預(yù)測(cè)評(píng)價(jià)監(jiān)督、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、民品生產(chǎn)等13個(gè)類目。面對(duì)如此海量的檔案信息，其加工、整理、利用與傳輸如果還停留在手工管理階段水平，必將被歷史所淘汰。因此加快推進(jìn)鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)，關(guān)系到我們鈾礦地質(zhì)檔案資料館在未來信息時(shí)代的地位和作用。

　　1.2數(shù)字化有利于地質(zhì)檔案資料的科學(xué)保護(hù)

　　部分鈾礦地質(zhì)檔案資料由于年代已久或使用頻繁，一部分檔案紙質(zhì)較差，紙張發(fā)黃變脆、字跡洇化褪色、聚酯圖件粘連、注記脫落，圖件皺折、破損情況嚴(yán)重，有些已不能提供利用。我局在去年對(duì)館藏地質(zhì)資料進(jìn)行清理登記的同時(shí)，對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行了摸底調(diào)查，共登記破損檔案八百多份，圖件千余張。因此盡快搶救、修復(fù)或復(fù)制，并保護(hù)好這些檔案也成為地勘單位另一個(gè)十分緊迫的任務(wù)。而實(shí)施數(shù)字化則是對(duì)破損檔案最佳、最徹底的修復(fù)方案，能有效地保護(hù)檔案原件。

　　1.3數(shù)字化成果有利于鈾礦地質(zhì)資料進(jìn)一步研究與開發(fā)利用

　　為緩解我國鈾資源緊缺的矛盾，核工業(yè)地質(zhì)局提出我國南方近期找礦目標(biāo)是擴(kuò)大現(xiàn)有鈾礦田的資源儲(chǔ)量，重點(diǎn)普查擴(kuò)大現(xiàn)有礦區(qū)深部500～1000m的“第二富集帶”和外圍的鈾資源遠(yuǎn)景。要實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)必須利用新理論、新技術(shù)、新方法對(duì)館藏地、物、化、鉆探等基礎(chǔ)性資料進(jìn)行綜合分析、綜合研究，提取有價(jià)值的信息，歸納總結(jié)控礦因素及成礦規(guī)律，以篩選出新的找礦靶區(qū)、靶位和勘查基地。而數(shù)字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地獲取、整合、優(yōu)化、分析、處理檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而大大提高地質(zhì)勘查工作程度，節(jié)約投資，縮短工期，以減少找礦盲目性，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)找鈾新的重大突破。

　　1.4數(shù)字化能夠解決傳統(tǒng)檔案管理本身無法解決的問題和矛盾

　　由于地質(zhì)行業(yè)的特殊性，長期野外作業(yè)基地分散，交通不便，紙質(zhì)載體不便于遠(yuǎn)距離快速查詢、調(diào)用，信息采集、存儲(chǔ)、傳輸和資源共享，時(shí)效性越來越低，已遠(yuǎn)不能適應(yīng)或滿足野外地質(zhì)工作需求。而且紙質(zhì)報(bào)告、圖件制作成本越來越高，占用庫存空間越來越大。而數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是徹底改變紙質(zhì)檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，資料借閱和管理不受時(shí)空，地理位置限制，能夠通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程異地查詢、全文檢索，資料傳輸、快捷方便，進(jìn)而提高工作效率、降低成本。而且數(shù)字化成果載體是硬盤、光盤等，容量高、成本低、體積小，容易攜帶保存，有利于野外作業(yè)環(huán)境管理。

　　2數(shù)字化實(shí)施過程中要注意把握的幾個(gè)問題

　　2.1前期準(zhǔn)備階段

　　一是認(rèn)真實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，做好數(shù)字化前地質(zhì)資料的價(jià)值鑒定，落實(shí)數(shù)字化的范圍和實(shí)施方案。館藏檔案全部數(shù)字化，是理論上最徹底的數(shù)字化方案沒有必要將龐雜紛繁的館藏檔案全部數(shù)字化，而應(yīng)選擇重要鈾礦區(qū)、礦床礦點(diǎn)檔案資料先行數(shù)字化。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)與考察調(diào)研。由于數(shù)字化對(duì)核地勘單位而言是一項(xiàng)全新的任務(wù)，缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此數(shù)字化前的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考察調(diào)研極為重要。

　　通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)強(qiáng)化提高對(duì)數(shù)字化的質(zhì)量要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；通過考察調(diào)研可借鑒其他行業(yè)開展數(shù)字化工作的成熟方法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，以少走彎路。三是規(guī)范、統(tǒng)一全局性檔案數(shù)字化、信息化的技術(shù)系統(tǒng)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。使電子文件在通用標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境下能被正常瀏覽、使用和轉(zhuǎn)換，以期達(dá)到互通兼容、統(tǒng)一維護(hù)、統(tǒng)一升級(jí)、信息共享的目標(biāo)。四是地質(zhì)局檔案館要加強(qiáng)對(duì)下屬地勘單位數(shù)字化工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，對(duì)已匯交的成果地質(zhì)資料的數(shù)字化要統(tǒng)籌規(guī)劃，具體分工與合作，避免重復(fù)工作造成浪費(fèi)。

　　2.2數(shù)字化具體實(shí)施階段

　　由于鈾礦地質(zhì)檔案資料涉及核工業(yè)國家秘密，而數(shù)字化又是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，資金投入多，任務(wù)重、工作量大，因此在數(shù)字化實(shí)施過程中要特別注意對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息、數(shù)據(jù)的安全、保密和質(zhì)量管理。

　　一是強(qiáng)化所有參與數(shù)字化工作人員的安全保密意識(shí)，從思想上筑牢安全防線；制定數(shù)字化安全保密工作制度，從源頭上堵塞安全漏洞；采取數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)物理隔絕、安裝干擾器和防火墻、加裝密碼設(shè)備等安全措施，從硬件設(shè)備上切斷泄密途徑。

　　二是要建立責(zé)任機(jī)制，落實(shí)崗位職責(zé)，嚴(yán)格操作規(guī)范。對(duì)檔案實(shí)體在整理、掃描、錄入、識(shí)別、校對(duì)、圖像處理、目錄建庫、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等各個(gè)作業(yè)環(huán)節(jié)和流程中要進(jìn)行詳細(xì)的交接登記，實(shí)施全過程的有效監(jiān)控，確保檔案資料原件與信息數(shù)據(jù)的絕對(duì)安全。

　　三是保證質(zhì)量。數(shù)字化過程中任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。比如前處理要數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清楚；掃描要維護(hù)檔案原貌，所記載的信息內(nèi)容要與紙質(zhì)檔案原件保一致，齊全完整，圖件清晰真實(shí)有效符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整，能夠獨(dú)立瀏覽和檢索，以保證數(shù)字化成果真實(shí)性、可用性、完整性，對(duì)折卷掃描的案卷要及時(shí)裝訂，恢復(fù)原貌。

　　2.3數(shù)字化后電子檔案的保管與應(yīng)用階段

　　地質(zhì)資料數(shù)字化后，面對(duì)新型存儲(chǔ)載體電子檔案如何規(guī)范整理、安全保管及有效利用是檔案人員面臨急需解決的一大問題。首先應(yīng)做好數(shù)字化成果的入庫檢查驗(yàn)收。對(duì)每一件電子文檔都要進(jìn)行全面檢查，看其能否正常打開讀取、瀏覽和使用；文本部分與附圖類的編排順序、編制格式、文件命名及組織方式、目錄文件的制作是否符合規(guī)范要求；光盤表面是否有物理變形，有無劃痕、斑點(diǎn)、霉變或攜帶病毒，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)重新制作，確保光盤所存數(shù)據(jù)的有效讀取。

　　二是認(rèn)真研究實(shí)踐、不斷提高數(shù)字化成果的保管與利用水平。電子檔案的保管、利用需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺(tái)在一定的技術(shù)環(huán)境和采取一系列技術(shù)保障措施下進(jìn)行，涉及許多方法、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的建立，因此除建立鈾礦地質(zhì)本行業(yè)、本系統(tǒng)、本單位電子檔案的管理制度外，還應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在規(guī)范整理，安全保管、定期檢測(cè)維護(hù)、安全有效提供利用上做好做足文章。

　　三是盡快改善檔案管理隊(duì)伍人才、知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案人員綜合素質(zhì)。地質(zhì)資料數(shù)字化后，對(duì)數(shù)字化成果電子檔案的保管、查詢檢索、計(jì)算機(jī)及其相關(guān)管理軟件的操作應(yīng)用以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的維護(hù)更新，都對(duì)現(xiàn)有檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能等綜合素質(zhì)提出了較高的要求。

　　而當(dāng)前地勘單位檔案員隊(duì)伍中極少有既會(huì)檔案管理、又懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，急需培養(yǎng)檔案信息化管理人才及有計(jì)劃地加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員相關(guān)基準(zhǔn)的強(qiáng)化培訓(xùn)，迅速提高他們掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用水平，做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型工作，為核工業(yè)新一輪地質(zhì)找礦提供堅(jiān)實(shí)的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)與保障。