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檔案室管理辦法

時間:2022-04-26 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案室管理工作,保證檔案完整性和保密性,準(zhǔn)確地反映公司各項工作,根據(jù)《檔案法》、《檔案室管理條例》,結(jié)合公司實際,特制定本辦法。

  一、檔案室管理辦法

  1、檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會計檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等,其構(gòu)成以建設(shè)項目、設(shè)備和會計、經(jīng)營檔案為主體。

  2、公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作。

  3、公司檔案室管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。

  二、文件的收集與歸檔

  1、各部門形成的文件材料,由各部門專職或兼職檔案室管理人員負(fù)責(zé)收集管理,并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。

  2、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。

  3、檔案室在接收移交的檔案后,應(yīng)對移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。

  4、檔案室對檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列,存放檔案必須有專用的檔案裝具,檔案排列方法要科學(xué),以便查找。

  5、定期進(jìn)行對庫房檔案的清理核對工作,做到賬務(wù)相符,對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

  6、收進(jìn)的檔案要及時入庫,借閱檔案歸還后,及時放回原處。

  三、公司文件材料歸檔的基本要求

  1、歸檔的文件材料必須完整。

  2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。

  3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。

  四、公司文件材料的歸檔范圍

  1、保密辦公室:保密相關(guān)法規(guī)、制度;重要的會議紀(jì)要;學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料;工作計劃、總結(jié)等。

  2、行政綜合類:包括重要的會議材料;制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件;組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料;發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報;政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

  3、人力資源類:員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。

  4、會計統(tǒng)計類:年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明,各種季度報表、月報表。

  5、經(jīng)營銷售方面:有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

  6、工程建設(shè)方面,涉及到的有關(guān)工程資料、項目合同、工程圖紙等。

  7、生產(chǎn)計劃方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。

  8、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

  9、其他方面。

  五檔案級別的劃分:

  檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

  1、一級為絕密文件

  2、保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等,其等級劃分為一級。

  3、公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等,其等級劃分為一級。

  4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件,此類型文件為絕密文件,其等級劃分為一級。

  5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案,為絕密文件,其劃分級別為一級。

  6、二級為機(jī)密文件

  7、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機(jī)密文件,劃分等級為二級。

  8、三級為秘密文件

  9、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件,為秘密文件,劃分等級為三級。

  10、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件,其等級為三級。

  11、四級為普通文件

  12、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件,劃分等級為四級。

  六、歸檔時間

  1、基建工程或其他技術(shù)項目,在任務(wù)完成后或告一段落時,要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案室管理部歸檔。

  2、各項管理工作中形成的文件材料,在一個月內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。

  七、檔案的鑒定和銷毀

  1、編制檔案的保管期限表,保管期限可分永久、長期(10-30年)、短期(10年以下)三種。

  2、檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行,鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長,組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。

  3、鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表上注明鑒定意見,由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。

  4、檔案通過鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案,如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確,應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

  5、對經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案,要登記造冊,提出銷毀報告,經(jīng)主管經(jīng)理審批,并報送上級檔案室管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。

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